Wie man Gap-Analyse durchführen und Gap Dokumente erstellen ~ Professional Business Analysis
Gap-Analyse ist die Technik, den Bereich der Verbesserung in jedem Prozess von Business-Technologie bis hin zu identifizieren. Die Bereiche der Verbesserung nicht notwendigerweise jede neue Erweiterung bedeuten, es ist entweder über eine Lücke zwischen zu finden, was zu erwarten ist und was wirklich getan. Gap-Analyse ist kein Werkzeug für IT oder Technik, sondern es kann auch alle Geschäftsprozesse und Strategien zur Umsetzung verwendet werden, die implizit sind die Verbesserung bald werden.
Gap-Analyse muss keine spezifische Vorlage hat oder irgendeine Standardmodell jedoch jedes Artefakt, das die Unterschiede zwischen dem, was widerspiegelt, ist jetzt und was es wirklich in einer organisierten Art und Weise sein soll. Diese Lücke Analysetechnik wird von fast allen Unternehmen genutzt werden, ohne zu wissen, was dieser Ansatz wirklich genannt. Die Schönheit der strategisch Gap-Analyse ist, dass es kein Zertifikat oder eine Tochtergesellschaft oder Compliance-Dokument ist vielmehr ist ihm eine Rückverfolgbarkeit Strategie, den Prozess mit einem perfekten Überwachungssystem zu verbessern.
Jetzt, da wir verstehen jetzt, was Gap-Analyse ist, was übrig ist, zu verstehen ist, wo wirklich diese Analyse kommt ins Spiel, während Business Analysis. Nun, es gibt keine eindeutige Zeit, wenn dies geschehen soll, aber die gute Sache ist, dass wir auf Gap-Analyse arbeiten können, sobald wir zwei Dinge vergleichen gegen. Das erste, was ist der aktuelle Stand und das nächste, was ist die Zukunft oder den Zustand der Verbesserung erwartet. Nehmen Sie eine Situation, wenn ein Business Analyst Arbeit als Enterprise BA und er ist auf einem Projektplan arbeiten. Jetzt, da der Projektplan in hohen Anforderungsdokument dann diese eine perfekte Zeit verlängert wird, wenn Sie sowohl aktuelle Status haben und den zukünftigen Zustand. Ein Enterprise BA wird dann vergleichen Sie das Projektplan mit den Higher Level-Anforderungen, die auch Gap-Analyse genannt wird und versuchen, herauszufinden, was die Lücken sind, die BA verpasst in den Anforderungen aufzunehmen. Dies ist eine Chance für alle Business-Analysten ihre Verantwortung für den Schutz und sie selbst; genau das, was sie tun müssen, ist GAP Dokumente proaktiv zu erstellen. Ganz zu schweigen davon, dass 75% Projekte aufgrund fehlschlagen falsche oder fehlende Anforderungen. Niemand kann wirklich diese Verantwortung zu übernehmen, jedes Projekt in die Irre führen.
Kurz gesagt, ist Gap-Analyse ein analytischer und strategischer Prozess der fehlenden Angaben oder Lücken in einem Dokument oder Prozess zu identifizieren, wenn wir beide aktueller und zukünftiger Stand identifiziert haben. Es muss nicht nur die Projektunterlagen für Gap-Analyse sein, noch es nur durch Business Analyst zu tun. Wer die Prozess / System / Politik oder auch die Unternehmensstrategien und Kulturen, um proaktiv überwachen und verbessern will, kann diese ultimative Technik verwenden Sie in richtigen Weg zu halten.
Effiziente Way of Performing Gap-Analyse:
Mit dem Fortschritt in der Technologie, vor allem mit Informationstechnologie, nun Unternehmen außerhalb ihrer engen traditionellen Wissensbibliothek der Suche nach den besten Praktiken und Arbeitshilfen ihrer Qualität des Produktes und Kultur zu verbessern. Gap-Analyse ist ein Werkzeug für die Manager und CEOs, die auf dem Gipfel des Erfolgs bleiben wollen. Wenn eine Gap-Analyse nur einmal durchgeführt wird, dann macht es sehr einfacher, alle neue Änderungen oder Verbesserungen zu überwachen. Gap-Analyse ist ein In-Process-Dokument, und es wird nie ein komplettes Dokument, bis das gesamte Projekt betrachtet wird entweder abgeschlossen oder beendet.
Lassen Sie sich ein einfaches, aber effektives Gap Dokument für unsere Gap-Analyse erstellen. Wir werden versuchen, die Lücke zwischen aktuellen und zukünftigen Stand zu identifizieren (unter der Annahme, aktuelle und zukünftige Zustände sind beide uns bekannt). Öffnen Sie eine Excel-Datei und starten Sie Spalten als Schritte Erstellen von unten:
1. Identifizieren des aktuellen Status oder Ist-Prozess / Zustand: Nennen Sie die erste Spalte als „Current State„und starten Sie Auflistung aller aktuellen Stand Funktionalitäten oder Prozesse oder alles, was Sie auf Gap-Analyse durchführen möchten.
2. Identifizieren Sie den zukünftigen Zustand oder To-Be-Prozess / Staat: Nennen Sie die zweite Spalte als „Future State“ und starten Sie die zukünftigen Zustände Auflistung auf aktuelle Zustände entsprechen. Wenn es keine Zukunft Zustand erwähnt dann „N / A“ in der entsprechenden Zeile. In Pflege wissen wir nicht, den Namen des zukünftigen sate oder einfach nur der zukünftige Zustand ist uns unbekannt, dann „Unknown“ erwähnen.
Note- Nehmen wir ein Beispiel, wie ich einen Business-Requirement Document bin die Schaffung und ich möchte sicherstellen, dass ich die alle Anforderungen aufgelistet werden. Der beste Weg, um die fehlende Anforderung zu identifizieren, ist durch eine schnelle Gap-Analyse durchführen, aber wie? Jetzt, nach über zwei Schritte ausführen können Sie eine dritte Spalte als „als Voraussetzung Identified“ erstellen. Wenn Sie diese Erweiterung in der Funktionalität als Anforderung dann identifiziert erwähnen „JA“ in der entsprechenden Zeile, wenn nicht, dann sagen Sie „NEIN“, und das „NEIN“ ist das Problem jetzt. Es ist eine GAP für diese Situation.
3. Gap existiert? Die dritte Spalte genannt werden als „Gap existiert?“ Wenn aktuelle Stand und zukünftiger Zustand ist nicht perfekt zusammenpassen, dann Gap exists = „Ja“. In unserem Beispiel, wenn zukünftiger Zustand für uns unbekannt oder N / A ist dann bedeutet, dass es eine Lücke.
5. Fünfter Säulen- „Gap Resolution“: Spalte 5 th. 6. und 7. sind Gap Resolution gewidmet ist. Wie wir bereits Lücken gefunden, jetzt müssen wir sie lösen. In dieser Spalte das Detail erwähnen, wie die Gap gelöst wurde. Geben Sie alle Informationen wie möglich.
6. Spalte Six- „Gap Resolved By“: Es ist immer gut, die Quelle in den Dokumenten zu erwähnen. Hier in dieser Spalte wird der Name der Person oder Quelle, die die Lücke behoben.
7. Spalte Sieben- „Gap Resolved Datum“: das Datum, wenn die Lücke behoben wurde.
Es Spalten sind nicht die Standards. Sie können es verwenden, je nachdem, welche Art und Weise Sie wollen, gibt es keine Normen oder Gap-Analyse Spalten. Diese Spalten werden hier verwendet, weil sie die besten Felder sind wir finden konnten, den aktuellen und zukünftigen Staat, eine einfache Darstellung zu vergleichen. Sie können andere Spalten wie hinzufügen: Abhängigkeiten, Risiko, Priorität und so ein, wie Ihre Situation benötigt.
Flussdiagramm der Grund Gap-Analyse (oben) sollte unter aussehen wie Bild:
Einige Quick Tips auf Gap-Analyse:
1. Farbkodierung: Verwenden Sie Farbe „Rot“ als die Gap exists =“Ja“ und Grün für ‚Nein‘. Es macht es einfacher zu lesen, zu verstehen oder es an eine andere Person zu demonstrieren.
2. Verwenden Sie Excel-Datei - Es ist nicht darauf beschränkt Datei zu übertreffen, sondern übertreffen ist sehr effektives Werkzeug für die Erstellung von Tabellen und jede Zelle zu vergleichen.
3. Verwenden Sie einen Tab als „Version / History“: Beim ersten Gap-Analyse abgeschlossen gibt ihm eine Version 1.0 und für die nächste Analyse Version als 1.1 oder 2.0. Geben Sie Datum und Beschreibung der einzelnen Versionen.
4. Verwenden Sie einen Tab „Unterstützende Dokumentation“: Geben Sie Links oder Anhänge in dieser Registerkarte mit Beschreibung aller Dokumente oder Quellen, die diese Lücke Dokument zu erstellen, verwendet wurden.
Gap-Analyse ist ein allgemeines Werkzeug höhere Level-Funktionalität zu überwachen, vor allem von Business Team verwendet wird; Allerdings hat es einige Einschränkungen. Eine bekannte Einschränkung hier erwähnenswert ist, dass es fast unmöglich ist, ein Projekt zu überwachen, die Tausende von kleinen Verbesserungen hat und wenn auch diese Verbesserungen gebrochen werden in viele Phasen nach unten. Mit anderen Worten, wir können nur eine Gap-Analyse in Higher Level verwenden oder für kleinen Teil eines riesigen Projektes. Meist wird die Gap-Analyse in einer anderen Art und Weise getan und anders genannt, wenn es mit Systemebene Details zu tun hat. Die meisten der Zeit, können wir es Traceability Matrix oder Mapping Dokumente aufrufen. Diese Dokumente verwenden, um einige Konzepte der Gap-Analyse, aber sie sind nicht als authentische Gap Dokumente betrachtet. Sie sind Systemebene Docs oder Referenz-Dokumentation für System-Spezifikationen. Ich werde sicherstellen, dass ein anderes Blog auf Traceability Matrix und Mapping Dokumente zu veröffentlichen.