Wow Jeder mit diesen 11 Projektmanagement Präsentation Steps - Capterra Blog
Teile diesen Artikel
Wenn ich auf einem leeren Microsoft Word-Dokument aussehen, fühle ich mich wie in Panik zu geraten.
Es gibt so viele Richtungen ich mit meinem Schreiben gehen konnte und es gibt so viele Worte, die ich am Ende eines Tages in einen Artikel packen. Zum Glück habe ich mildere dies mit sorgfältiger Recherche und Planung, so durch die Zeit, ich gehe zu schreiben, ich bin bereit.
Reden sollten die gleiche Art von Angst aufrufen. Für viele, tun sie es nicht.
„Ich werde einfach improvisieren“, sagen einige Moderatoren. „Ich weiß, was ich darüber zu sprechen, und ich werde tun, in Ordnung.“ Sicher, Sie werden in der Lage sein, Ihre Präsentation zu stolpern durch, aber ganz ehrlich: es wird wahrscheinlich nicht etwas, das Sie stolz sind.
Hier ist, wie das zu ändern.
Projektpräsentationen sind einzigartig. Sie haben eine enorme Menge an Informationen in kurzer Zeit in einer Hochdruck-Situation. Hier sind die elf Schritte, die Sie ergreifen sollten, um sicherzustellen, dass Sie die beste Präsentation möglich liefern.
1. verstehen wirklich den Zweck der Präsentation.
den Grund für Ihre Projektpräsentation Bestimmung ist der Schlüssel Ihre ganze Rede vorzubereiten. Presenting auf Projektumfang? Das wäre eine ganz andere Darstellung als auf den Erfolgsfaktoren, Projektmeilensteine oder Ihr Risikomanagement sein.
Herauszufinden, ob Ihre Präsentation gemeint ist Ihr Publikum-höchstwahrscheinlich, als Projektmanager-oder überzeugen zu informieren. Zu wissen, welche Art von Projekt-Präsentation sind geben Sie Ihre Herangehensweise an Ihre Rede helfen zu bilden. Aber bevor Sie beginnen umreißt ...
2. Ihr Publikum kennen.
Wer steckt hinter den lächelnden Gesichtern, die Ihr Publikum machen wird? Ist es Ihr Chef? Ihr Chef Chef? Ihr Teamleiter? In Anbetracht der Machtverhältnis zwischen sich selbst und Ihr Publikum wird Ihnen helfen, zu organisieren, welche Punkte sind ihnen am wichtigsten, und was kann weggelassen werden. Wissen Sie Ihr Publikum prägen wird auch, welche Sprache Sie verwenden und wie Sie Ihre Ideen präsentieren.
Ihr Publikum zu wissen, hört nicht auf, wo sie in der Unternehmenskette in Bezug auf Sie sind. Sie müssen auch berücksichtigen, wie viele Menschen Sie zu sprechen. Toastmasters berät. „Im Gespräch mit 10 Personen oder weniger ist ein Gespräch. Einsteigen vor 20 Personen ist eine Rede. Wenn es 40 Leute im Publikum sind, ist es eine Leistung. 100 Personen oder mehr ist eine Show.“Plan entsprechend.
3. Forschung.
Jetzt wissen Sie, warum Sie diese Präsentation geben und wer es ist für, so fragen Sie sich: Was haben diese Menschen kümmern sich um? Die Chancen stehen gut Ihr Projektmanagement Präsentation wird eine ganze Reihe von Metriken decken. Darüber hinaus erklärten Ziele und Umfang Analyse, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre finanziellen Informationen leicht verfügbar sind. Verwenden Sie Ihre Projektmanagement-Software zu helfen, Risikopunkte und Projektverlauf zu identifizieren. Hat Ihr Projekt auf andere Unternehmen Projekte beziehen? Stellen Sie sicher auch, dass die Informationen haben.
Es spielt keine Rolle (noch) nicht, wenn Ihre Forschung in einem Bündel ist, aber es wird helfen, es in einen Ort zu kompilieren. Ich persönlich ein Word-Dokument mit fett gedruckten Überschriften verwenden, um meine Erkenntnisse zu organisieren, aber ich habe auch gehört, dass Scrivener und Evernote ist sowohl für als auch Forschung zu organisieren.
4. Wählen Sie Ihre wichtigsten Punkte.
Brechen Sie ein neues Blatt Papier: Sie sind bereit, Ihre Hauptpunkte auszuwählen. Schwerpunkte sind wie kleine These; sie sind Forderungen, die Untermauerung erfordern. Beispielsweise:
Wir sollten prüfen, unseren Rahmen zu erweitern.
Ich möchte mit Scrum für dieses Projekt versuchen.
Lassen Sie uns für diesen Sprint über die Festsetzung unserer Kundendienst-Funktion arbeiten.
Ihre wichtigsten Punkte der Auswahl sollte ziemlich offensichtlich sein, wenn Sie Ihre Forschung und wissen, getan haben, warum Sie präsentieren. Sie sind die wichtigsten Themen, die in Ihrer Sprache präsentiert werden müssen. Schreiben Sie sie auf, dann ein Brainstorming, welche Fakten sind verfügbar, um Ihre Ansprüche zu unterstützen.
Zum Beispiel, wenn Ihr Anspruch ist: „Wir müssen unsere Frist verlängern,“ untermauern sie mit „Wir hatten einen Dienstausfall letzte Woche, dass es schwierig zu produzieren und rechtzeitig Ergebnisse gemacht hat“ und „in einem gewissen Pufferzeit für diese haben wir gearbeitet Sprint; Die Frist einen zusätzlichen Tag drückt, ist kein Problem. Aus diesem Grund planen wir.“Organisieren Sie Ihre unterstützende Informationen unter den entsprechenden Schwerpunkten.
Jetzt sind Sie für Ihre Einführung bereit.
5. Schreiben Sie eine Einführung.
Jede gute Einführung hat drei Teile:
Ihr Blickfang wird die erste Sache, die aus dem Mund kommt, wenn Sie beginnen Ihre Präsentation-es ist auch wohl der wichtigste Teil Ihrer Rede, weil es die ersten paar Sekunden umfassen, die Ihr Team Sie als Redner richten wird . Es zählen.
Starten Sie Ihre Rede mit einem Zitat, Statistik oder eine Geschichte aus. Es sei denn, Sie vertraut mit dem Team sind auf Sie präsentieren, verzichten Optionen-wie ein doofer Witz, dass Ihre Glaubwürdigkeit gefährden könnte. Zitate, Statistiken und Geschichten, während scheinbar trocken auf Papier, kann schnell ein Publikum engagieren und erhalten sie über Ihr Projekt begeistern.
Aristoteles hatte es ihnen recht -Erzähl, was Sie ihnen sagen wollen, sagen sie, dann ihnen sagen, was Sie ihnen gesagt. Der rhetorische Ansatz zu Reden ist am deutlichsten in der Vorschau. Die Vorschau umreißt Ihre wichtigsten Punkte. Es könnte wie folgt aussehen:
„Zuerst werde ich über das Ziel des Projekts sprechen. Dann werde ich unsere Timeline präsentieren, und schließlich werde ich auf zu erbringenden Leistungen beenden. “
Sie haben die ersten 2 / 3rds Ihrer Rede geschrieben! Jetzt alles, was übrig bleibt, ist die Schlussfolgerung.
6. Schreiben Sie Ihre Schlussfolgerung.
Die enge ist einfach ein einziger Satz über „Danke“, die das Publikum wissen lassen, dass Sie mit Ihrer Präsentation fertig sind. Zwei der einfachsten schließt bitten um Fragen oder Ihre Teamkollegen danken.
Glückwunsch! Sie haben die Grundzüge Ihrer Rede geschrieben. Jetzt ist es Zeit, es zu perfektionieren.
7. Denken Sie über Übergänge.
Ihr Entwurf sollte an dieser Stelle wie folgt aussehen:
Der Auflagepunkt 2C:
Abstützpunkt 3A:
Abstützpunkt 3B:
Der Auflagepunkt 3C:
8. Jetzt ist es Zeit, über Stil zu denken.
Einige Reden sind lustig. Einige Reden sind spannend. Weitere Reden verwalten unglaublich trocken Informationen zu nehmen und es einnehmend zu machen. Alle diese Präsentation Qualitäten kommen aus den Stil des Moderators.
Ihre Persönlichkeit wird durch die Präsentation glänzen, egal was, aber es ist wichtig, daran, diese drei Eigenschaften einer Qualitäts Rede zu halten.
Sie sind klar, präzise und konkret. Ihre Lieferung sollte klar sein. Vermeiden Sie „Um“ und Jargon. alles, was nicht mit einem Hauptpunkt nicht erhärten oder ein Übergang sollte von Ihrer Gesamtdarstellung geschnitten werden: Sie sollten prägnant sein. Und Sie sollten konkret sein: sicherstellen, dass Sie Ihr Team mit Aktionselementen und beschreibende Sprache zur Verfügung stellen, die sie vorwärts bewegen können.
9. Es ist Zeit zu üben beginnen!
Üben hilft Moderatoren ihre Rede verengen mehr noch als für Klarheit und obskure Sprache durch Kommissionierung. Wörter, die groß auf dem Papier klingen mag peinlich laut zu sprechen. Der Übergang, die Sie dachten, war Killer flach fallen könnte bei Lieferung. Das ehrfürchtige Witz, dass Sie dachten, würde ein Eisbrecher sein? Es kann ohne Personen in einem Raum ziemlich tot klingen (oder einen nicht reagierenden Publikum). Ihre Rede zu üben ist die einzige Möglichkeit, sich gegen vorhersehbare Probleme in beschuss.
Ich empfehle sprechen unvorbereitet. Sie müssen nicht unbedingt benötigen, um Ihre auswendig zu lernen Spricht in der Tat, ich denke, das ist ziemlich schwer zu tun, und es klingt in Dosen -aber ich nicht empfehlen, entweder aus Text zu lesen. Sie sollten Ihre Kontur bereit müssen auf Mitteilungs übertragen werden (Sie wahrscheinlich die einzige Person im Raum, die es sieht albern denkt) oder in großem lesbarem Text ausgedruckt werden.
Ihre Notizen sollten kein Wort für Wort haben Beschreibung dessen, was Sie sagen wollen, aber sie sollten Sie eine Eingabeaufforderung genug geben Sie durch die Rede gehen zu halten.
10. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Angst zu temperieren.
Wenn Sie Ihre Rede üben, fühlen Sie sich weniger nervös.
Dies trägt zu wiederholen.
Je bequemer Sie mit Ihrem Quellenmaterial sind, desto leichter wird es sein, wenn Präsentation Tag kommt. Jeder, der auf Präsentationen für einen Wohn von Tänzern zu Komödianten zu verlässt sich Presidents wird proben immer und immer wieder, um sicherzustellen, dass sie bequem mit dem, was sie präsentieren. Und wenn der Lautsprecher entspannt ist, wird das Publikum mit Ihnen entspannen, für ein Gesamt komfortablen Erlebnis. Mit Mitteilungs wird auch Ihre Angst schreiben lindern helfen ihnen gut und werden Sie nichts vergessen!
Wenn Sie immer noch die Pre-Rede Bammel-als eine Mehrheit der Bevölkerung hat -es gibt Möglichkeiten, um Ihre Angst zu lindern. Ein Podium, die Sie festhalten können, wird mit jedem helfen, dass Schütteln mit kommen könnte, eine Rede. Bringen Sie auch in einem Glas Wasser. jeder einmal in eine Weile einen Schluck geben Sie eine Pause von der Präsentation selbst, so dass Sie sich neu zu formieren.
Und sollte es selbstverständlich sein, aber von Ihrem Körper kümmern helfen und erleichtern Ihre Angst. Holen Sie sich eine vollständige Nachtruhe für drei aufeinanderfolgende Nächte vor Ihrer Präsentation. Essen Sie gut in den Tag vor und am Morgen von. Exercise-it'll machen Sie sich besser fühlen. einen gesunden Körper ergänzt Ihren Geist, Sie erinnern sich Ihr Skript zu helfen und warum Sie sogar an erster Stelle präsentiert.
Denken Sie daran: Sie haben für diese praktiziert. Sie können diese Präsentation rocken. Sie nicht Ihre eigene Angst in der Art und Weise Ihres Erfolgs erhalten lassen.
11. Geben Sie die Sprache! Sie tun toll!
An diesem Punkt haben wir eine Menge Boden bedeckt. Von Bestimmen Sie Ihren Körper am Tag zuvor zu prepping, den Punkt Ihrer Rede diese All-inclusive Führer haben Sie für Spiel Tag bereit. Sie werden gut tun, weil Sie Ihre Rede genug geprobt haben und dann für den Rest des Tages unglaublich fühlen. Ihre Rede wird organisiert, klar und unterhaltsam. Und Ihre Mitarbeiter Sie danken es-niemand will durch eine Präsentation sitzen, wo der Lautsprecher ist unbequem, die nur alle anderen unbehaglich macht. Sie schulden es Ihr Publikum zu tun gut und jetzt haben Sie die Werkzeuge, dies zu tun.
Suche nach Software-Projektmanagement? Schauen Sie sich Capterra Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen.