Die Kunst der Einreichung - Zeitmanagement Training aus
Verwalten von Dokumenten. und die Zeit
Und wenn es Ihre Aufgabe, den Menschen zu helfen, wie viel von anderen Menschen Zeit verschwenden Sie, wenn Sie die Dokumente nicht finden können und Papiere, die Sie benötigen, wenn Sie sie brauchen?
Verwaltung von Zeit
Auch im Zeitalter von E-Mail und im Internet beschäftigen wir uns noch mit vielen Papierdokumenten und Dateien. Es gibt eine Flut von Daten in Gießen aus allen Richtungen, die wir brauchen, um zu verarbeiten und in der Regel speichern später abzurufen. Wir wollen in der Lage sein, unsere Hände auf die Informationen legen wir brauchen - im richtigen Moment, wenn wir sie brauchen - so kann es für weitere Analysen oder das Schreiben von Berichten verwendet werden, oder vielleicht eine Präsentation zu schaffen.
Allzu oft, wenn wir unsere Zeit verschwenden (und oft die Zeit anderer Menschen) die Suche nach Daten, die tatsächlich irgendwo auf unserem Schreibtisch oder in einem Büro Aktenschrank sitzen. Dies ergänzt unseren Stress und macht die Aufgabe, die Daten des Setzens schwieriger zu bedienen als es sein sollte. Also müssen wir besser organisiert und effizient mit unserer Dateiverwaltung erhalten, wenn wir in einer angemessenen Art und Weise unsere Arbeit fertig sind gehen zu lassen.
Verwalten von Informationen Effizientes
Wenn Sie ein Dokument von einem Mitarbeiter, Lieferanten oder Kunden erhalten, ist es verlockend, „es einfach weggeräumt“ in einem Stapel auf Ihrem Schreibtisch oder Schublade für den Augenblick. „Hmm. Sieht interessant, aber ich werde einen genaueren Blick auf diese später nehmen, wenn ich mehr Zeit habe.“ Klingt bekannt? Nach einer Weile bauen viele solche Dokumente bis zu einer Menge Unordnung führen. Es ist höchst unwahrscheinlich, dass Sie jemals Zeit zurück zu gehen, finden und unter Berücksichtigung alle diese Informationen organisiert, vor allem zu bekommen, dass Sie in der Regel mit anderen Dingen unter Druck sind.
Sie können Stunden wertvolle Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen, die Sie irgendwo abgelegt haben, weil es leicht zu vergessen, ist, wo man es ausdrückte - oder sogar zu vergessen, dass Sie das Dokument in erster Linie haben. So wie können Sie gehen über Ihre Arbeit zu vereinfachen? Holen Sie sich besser auf die Verwaltung von Dateien.
Effective File-Management
Effektive Einreichung läuft darauf hinaus, diese nach unten: speichert die Informationen in Ordnern - nach Kategorie und in einer Sequenz, die Sie sinnvoll ist.
Hier sind einige Tipps, damit Sie Ihre Dateien verwalten:
- Vermeiden Sie unnötigen Speicher von Dokumenten - Nehmen Sie nicht eine Gewohnheit, alles zu retten, die ihren Weg zu Ihnen finden. Nehmen Sie ein paar Sekunden, um Blick über den Inhalt und Speichern einer Datei nur dann, wenn es um Ihre berufliche Tätigkeit relevant ist. zu viele unnötigen Dokumente Mit fügt Krempel und macht es schwieriger, Dinge in der Zukunft zu finden. Seien Sie wählerisch, was Sie behalten!
- Befolgen Sie eine einheitliche Methode für die Benennung von Dateien und Ordner - Zum Beispiel teilt einen Hauptordner in Unterordner für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Geben Sie verkürzte Namen zu identifizieren, was oder wen die Ordner beziehen. Was mehr ist, können Sie auch ein anderes Aussehen geben oder auf verschiedene Kategorien von Ordnern finden - diese machen es einfach, kann sie auf den ersten Blick zu unterscheiden.
- Shop-Dokumente zusammen, unabhängig von ihrer Art - zum Beispiel speichern Berichte, Briefe, Präsentationen Notizen, Tabellen und Grafiken auf ein bestimmtes Projekt in einem einzigen Ordner in Verbindung stehend - nicht für alle Projekte für Präsentationen einen Ordner, einen anderen Ordner für die Tabellen für alle Projekte, und so weiter. Auf diese Weise ist es viel schneller zu Dokumenten für ein bestimmtes Projekt.
- Separate laufende Arbeiten nicht abgeschlossen Arbeit - bevorzugen Einige Leute aktuelle oder laufende Arbeiten an ihrem Schreibtisch zu halten, bis ein Auftrag abgeschlossen ist. Dann, wenn es fertig ist, ziehen sie es an die entsprechende Stelle, wo die Dateien der gleichen Kategorie gespeichert sind. In periodischen Abständen (zB wöchentlich oder alle zwei Wochen), Verschieben von Dateien sind Sie nicht mehr arbeiten auf den Ordner, in denen Sie Ihre Arbeit abgeschlossen gespeichert ist.
Nachdem dies gesagt ist, da bei der Schaffung eines Ordners für weniger als etwa fünf Dokumente in der Regel wenig Sinn.
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