Richtlinien für die Vorbereitung eines Arbeitsplans; Ein Schlüsselwerkzeug für Partizipatives Management-
von Phil Bartle. PhD
Gewidmet Gert Lüdeking
Technische Referenz
Hier sind Empfehlungen und Leitlinien für das Schreiben von sechs Monaten oder einem Jahr Arbeitspläne. Dieses Dokument ist im Rahmen des partizipativen Managements geschrieben. Sie benötigen eine Umgebung einzurichten, in denen Mitarbeiter und Manager zusammenarbeiten können, den Arbeitsplan zu produzieren.
Der beste Zeitpunkt, einen Arbeitsplan für die Vorbereitung ist innerhalb von wenigen Tagen nach einer Überprüfung. Für einen jährlichen Arbeitsplan (AWP) bedeutet dies ein paar Tage nach dem Jahresbericht (AR). Am wichtigsten ist, sollte der Plan gedruckt und unter allen Teilnehmern innerhalb von wenigen Tagen nach den aus weiterverbreitet werden. Die Transparenz ist von entscheidenden Bedeutung für partizipatives Management.
Wie in allen Planungen, ob als Gruppenprozess oder nicht, sollten Sie (1) denken rückwärts, beginnend mit dem Sie am Ende der Periode sein wollen, und die Schritte erzeugen dort gebraucht zu bekommen, von wo Sie jetzt sind, und (2) die vier Schlüsselfragen des Managements überprüfen und das für Ihre Diskussionen und Denken als Skelett verwenden.
Ein Arbeitsplan ist ein Werkzeug für die Planung während eines bestimmten Zeitraums (6 oder 12 Monate), die die Probleme identifiziert gelöst werden, und Möglichkeiten, sich zu lösen. Es ist ein Standard-Management-Tool. Wenn Mitarbeiter in Management teilnehmen, müssen sie lernen, was es ist. Bei der Festlegung einer Umgebung auf, für das Personal bei der Herstellung eines Plans zu beteiligen, können Sie auch einen Lernprozess einzurichten.
Diese Einführung umfasst zwei Teile:- Wer kann dieses Dokument verwenden; und
- Welche Arbeitspläne sind NICHT.
1.1: Wer kann dieses Dokument:
Dieser Satz von Richtlinien ist Koordinatoren und Manager richtet für ihre Mitarbeiter oder Kunden arbeiten. Das Schreiben von Arbeitsplänen ist nicht besonders einzigartig, aber, und die Beratung hierin enthaltenen nützlich für alle Planer, Manager und Implementierer, von Ministerien, NGOs und Organisationen des privaten Sektors.
Wenn Sie Bediensteten bei der Erzeugung oder einen Plan entwerfen, dann kann dieses Dokument ihnen gegeben werden, um sie benötigt das Lernen Dinge zu unterstützen, ein partizipativer Prozess machen Management. Der Plan ist der Leitfaden für die Organisation, und wenn die Mitarbeiter bei der Vorbereitung daran teilnehmen, sind sie eher zu „besitzen“ und es bei der Umsetzung zu nutzen.
1.2: Was Arbeitspläne sind NICHT:
Von Anfang an ist es wichtig, von zwei Annahmen über Arbeitspläne, um loszuwerden: (a) dass ein Arbeitsplan besteht nur aus einem Haushalt, und (b), dass ein Arbeitsplan besteht nur aus einem Zeitplan. Viele Manager sind enttäuscht, wenn ihre Arbeitspläne abgelehnt werden, wenn sie diese falschen Annahmen gemacht haben.
Viele Förderagenturen und viele Projektträger erfordern einen Arbeitsplan, um die Freigabe der Mittel für den betreffenden Zeitraum zu rechtfertigen. Aus diesem Grund nehmen viele Manager falsch, dass das Budget ist das Zentrum (oder nur) Element des Arbeitsplans. Weit davon entfernt. Das Budget ist notwendig, oder natürlich, aber jeder Artikel über den Haushalt gerechtfertigt werden muss. Diese Rechtfertigung ist der Text des Arbeitsplanes selbst (während des Budget am besten als Anhang zu dem Arbeitsplan enthalten ist), der Gegenstand dieses Dokuments ist.
Sobald diese beide falschen Annahmen verworfen werden, dann ist es möglich, zu gehen und einen echten Arbeitsplan vorzubereiten. Im Folgenden Anleitung dabei.
2. Was ist ein Arbeitsplan?
2.1: Warum Bereiten Sie einen Arbeitsplan?
Der Zweck eines Arbeitsplans sind mehrere. Der Hauptzweck ist jedoch oft vergessen; es ist ein Planungs- und Steuerungsinstrument (Werkzeug), die für die Planung der Arbeit bietet einen Rahmen und eine Führung während des betreffenden Zeitraums für diese Arbeit durchgeführt wird. einig Manager sehen es als eine notwendige Unannehmlichkeit, sondern als ein nützliches Werkzeug für die eigene Arbeit, sondern auch durch die Finanzierung von Agenturen und Ausführen von Agenturen als Dokument zur Rechtfertigung der Freisetzung von Geld (und das ist, warum der erste Zweck kann leicht vergessen verwendet ). Es ist auch ein nützliches Dokument zur Transparenz beiträgt, als Kopien des Arbeitsplanes können auf den Personen oder Organisationen, die einen Bedarf oder ein Recht zu wissen, gegeben werden, was Sie tun, und warum in der laufenden Periode.
n einige Möglichkeiten, ein Arbeitsplan ist sehr ähnlich zu einem Vorschlag. Der Unterschied besteht darin, dass ein Arbeitsplan auf einem Projekt basiert bereits genehmigt, und identifiziert einen bestimmten Zeitabschnitt innerhalb dieses Projektes oder Programms. Es identifiziert (als Ziele) die Probleme gelöst werden, macht sie endlich, präzise und nachprüfbar als Ziele, die Ressourcen anzeigt, benötigt und Einschränkungen zu überwinden, wird eine Strategie, und identifiziert die Aktionen, um die Ziele zu erreichen genommen werden und vervollständigen die Ausgänge. Ein Vorschlag tut viel die gleichen, aber für die gesamte Zeitdauer des Projektes, und es wird die vorherige schriftliche Zustimmung als Rechtfertigung für die Zulassung zu projizieren.
Um die Mittel, einschließlich der Finanzierung in dem Haushalt angegeben zu erhalten, dient der Arbeitsplan als Rechtfertigung für die Freigabe der Mittel. Nach der Genehmigung dient der Arbeitsplan als Leitfaden für die Maßnahmen, um die Ziele zu erreichen genommen werden, geschrieben, um jemanden transparent zu sein, innerhalb oder außerhalb der Umsetzung Gruppe, diese Ziele in der Beschreibung und Ausgänge und rechtfertigen die Aktionen genommen werden.
Ein Arbeitsplan dient daher die Bedürfnisse der Implementierer, Zielgruppen (Empfänger), Manager, Planer, Ausschüsse und Gremien und die Geber, nicht nur Projekte, sondern auch von Programmen und Organisationen, die unabhängig von Projektdokumenten arbeiten.
2.2: Was ist ein Argument?
Ein Arbeitsplan ist ein Argument. (1) Ein Argument ist eine logische Reihenfolge der Aussagen verbunden, wobei jeder eine logisch von seinen vorherigen abgeleitet ist. Die Liste der folgenden Kapitel beschrieben ist eine Liste der Arten von verknüpften Aussagen, die zusammen das ganze Argument umfassen.
Fußnote (1): Verwechseln Sie nicht diese Bedeutung des Wortes „Argument“ hier mit der Vorstellung eines Streites. In Logic ist ein Argument, eine Reihe von verwandten oder damit verbundenen Aussagen, die zusammen eine logische Schlussfolgerung erreichen.
Um das Argument einfach und leicht zu lesen und verstehen zu machen, wird nur das Argument in den Text des Arbeitsplans setzen, und alle zugehörigen Details werden als Anhänge am Ende des Dokuments angehängt.
Der Arbeitsplan, als Argument kann wie folgt beschrieben werden: (a) gibt es ein Problem oder Probleme (ausgewählt aus logischen Gründen); (B) sie für eine Lösung nennen; (C) die Lösung der Arbeitsplan, der eine Liste der Ziele, Ziele und Handlungen, die Teil einer Strategie sind; (D) die Strategie basiert auf, was diese Probleme gelöst werden sollen und welche Ressourcen zur Verfügung stehen werden umgewandelt in die Probleme zu lösen und welche Hindernisse sind zu überwinden. Die Ziele und die Ziele (wenn durchgeführt) sind der Ausgang des Projektes, während die Ressourcen (falls verwendet) die Eingänge des Projektes, und das Ziel der Strategie ist Inputs in Output zu konvertieren.
2.3: Wie lange Zeit sollte eine Arbeitsplan-Abdeckung?
3: Der Aufbau und Inhalt eines Arbeitsplans:
3.2: Die Einführung und Hintergrund:
Die Einführung sollte den Arbeitsplan vorstellen. Das klingt so offensichtlich, wenn so geschrieben, aber viele Planer und Manager mitreißen mit langen, historischen und analytischen Einführungen, die entmutigen oder trug die Leser, bevor sie in der eigentlichen Planung Teil des Arbeitsplans erhalten. Wiederholen Sie nicht oder kopieren Sie viel Text aus dem ProDoc oder Vorschlag; begrenzen Sie Ihren Text hier auf relevantes Material nur auf den Zeitraum vom Arbeitsplan abgedeckt.
Der Hintergrund beginnt ein logisches Argument, das die Auswahl der Ziele (Ausgänge) führt, die während der Planungsperiode erreicht oder erreicht werden geplant werden. Dieser Abschnitt enthält die relevanten Themen und Probleme, die während der Zeit unter dem Arbeitsplan angegangen werden sollen. Der Hintergrund soll nicht eine lange Analyse oder Geschichte sein; stellen Sie nur die Probleme, die die Auswahl der Ziele für den Zeitraum in Frage rechtfertigen.
Sie sollen die Hintergrundinformationen des Kern Dokuments (zB Projektdokument, Programmdokument, Vorschlag oder Strategiepapier) nicht kopieren oder wiederholen; dass Information ist nützlich für das gesamte Projekt oder Programm, aber nicht für den spezifischen Zeitabschnitt des Arbeitsplanes zu rechtfertigen. Im Hintergrund Abschnitt Ihres Arbeitsplans, sollten Sie nur Informationen oder Verweise enthalten, die speziell auf diese Ausgaben beziehen und Ziele, die Sie während der Laufzeit des Arbeitsplan abgedeckt erreichen wollen.
3.3: Ziele und Aufgaben:
In anderen CMP-Richtlinien (2) wurde darauf hingewiesen, dass die Ziele, Ziele und Ergebnisse sind unterschiedliche, aber miteinander verbundenen Dinge. Ein Ziel ist breit und allgemein, die Lösung des Problems, das identifiziert wurde. Ein Ziel kann niemals als erreicht erreicht oder überprüft werden, da sie nicht spezifisch, endlich, Beton oder nachprüfbar ist. Ein Ziel kann zu einem Ziel, im Gegensatz zu Punkt, denn ein Ziel spezifischer ist, endlich ist, hat einen Endtermin und kann überprüft werden. Ziele abgeleitet werden oder von den Zielen erzeugt.
Fußnote (2): Schauen Sie sich unser Dokument mit dem Namen „Projekt-Design-Richtlinien“, wo die Beziehung und Unterscheidung zwischen Zielen und Zielen näher erläutert werden.
Der Arbeitsplan sollte eine logische Weiterentwicklung aus der Einführung und Hintergrund zu den Zielen hat. Wo der Hintergrund die Auswahl der Probleme erklärt gelöst werden, definieren die Ziele, die Lösungen für diese Probleme, während die Ziele präziser, endliche und überprüfbare Ableitungen der Ziele sind.
Die Ziele für Ihren Arbeitsplan, wie Lösungen für die Probleme in den Hintergrund Abschnitt angehoben wird, muss hier festgestellt werden, dann verwendet, um die spezifischen Ziele zu generieren.
Sie müssen nicht unbedingt alle Ziele im Projektdokument oder entsprechende aufgeführt sind. Wählen Sie diese Ziele nur die für den Zeitraum vom Arbeitsplan abgedeckt geeignet sind, und begründen im Hintergrund (Identifizierung von Problemen) Abschnitt oben beschrieben.
Die ausgewählten Ziele des Arbeitsplans (oder Ausgänge, wenn sie mehr als die spezifischen Ziele sind, von denen sie abgeleitet sind) sind die zentralen Elemente des Arbeitsplans. Sie bieten die Begründungen für die zu ergreifenden Maßnahmen und die angefallenen Kosten. Sie sind der Kern des Arbeitsplans. Sie zeigen an, wo Sie am Ende der Laufzeit des Arbeitsplan abgedeckt bekommen möchten.
3.4: Ressourcen und Abhängigkeiten:
Die Einschränkungen Abschnitt sollte keine Einschränkungen oder Hindernisse identifizieren, die überwunden werden müssen, um die Ziele zu erreichen. Auch eine kurze Beschreibung, wie Sie planen, sie zu überwinden.
Der Abschnitt Ressourcen sollten angeben, was (potentielle) Eingänge identifiziert werden können, die zur Erreichung der identifizierten und ausgewählten Ziele beitragen wird. Sie wohnen nicht zu sehr auf die finanziellen Ressourcen, sondern den Leser auf den Anhang verweisen, die das Budget enthält. Fügen Sie Ressourcen, die nicht unbedingt liquide Mittel sind zu dieser Zeit; einschließlich Personal und sonstiges Personal (zB Freiwillige), Partner (Unternehmen und Einzelpersonen), Berater, Boden, Kapital, Zubehör, Ausrüstung, anderes Inventar, die verwendet werden können, verkauft oder gehandelt werden, und überhaupt etwas, dass alle zur Verfügung mobilisiert und genutzt wurde in die identifizierten Ziele zu erreichen.
3.5: Strategie und Aktionen:
Der Strategiebereich Ihres Arbeitsplanes soll angeben, wie Sie Ihre Ressourcen konvertieren, überwindet die Einschränkungen, diese identifizierten Eingaben (Ressourcen) unter Verwendung der Ziele zu erreichen oder die Ausgaben im vorigen Kapitel angegeben zu erreichen.
Lassen Sie die Wirkung deutlich von der Strategie, abgeleitet werden, die zeigt, wie die Eingänge an die Ausgänge umgewandelt werden sollen. Jede Aktion in diesem Abschnitt sollte zu einem der Ausgänge (Ziele, Ziele) in Beziehung gesetzt werden, und es sollte klar sein, wie die beschriebene Maßnahme zur Erreichung ihrer jeweiligen Ziel beitragen wird.
3.6: Anlagen, einschließlich Budget und Zeitplan:
Der Text des Arbeitsplanes ist die in 3.1 bis 3.5 oben beschriebenen Kapitel. Der Zweck der Anlagen, jetzt, ist, dass der Text zu ergänzen, dh Angaben zu machen, die das Argument in dem Text aufgenommen unterstützen. Budgets und Zeitpläne sind unter solchen Details.
Das Budget für den Arbeitsplan sollte in einem Anhang platziert wird, nicht im Haupttext des Arbeitsplanes. So wichtig es ist, ist es Teil des Arguments des Arbeitsplanes nicht, sondern ist eine Liste von Details, die das Argument unterstützt. Es kann die erste Anlage sein.
Der Zeitplan des Arbeitsplans ist optional. Einige Koordinatoren das Gefühl, dass sie für jeden Tag in der Zeit planen müssen. Was hier empfohlen wird, ist, dass die Fertigstellungstermine für jede der genannten Ziele (oder Ausgänge) werden in der Reihenfolge aufgeführt ist, und dass eine angemessene Zeitspanne zu jedem zugeteilt werden; zB ein Ausgang kann zwischen zwei angegebenen Termine, sagen wir, eine Woche auseinander an einem Tag abgeschlossen werden. Dies ist flexibler und zumutbar ist. Termine von Maßnahmen ergriffen werden sollen, daher optional.
Wenn es irgendwelche anderen Details, wie Listen, die im Text (das Argument des Arbeitsplans) erwähnt werden, können sie als Anhänge aufgenommen werden, wo sie nicht das Argument, verunstalteten oder verstopfen. Diese sind optional.
Der Text muss auf jeden Anhang beziehen sich gegebenenfalls. Kein Anhang soll einbezogen werden, wenn es im Text genannt. Die Anlagen bieten daher notwendig, Details, aber am Ende des Arbeitsplans setzen, wo sie den Leser nicht zu sehen, um die Kontinuität des gesamten Argument behindern wird, und wie jeder der oben beschriebenen Kapiteln verknüpfen, einem zum nächsten.
4: Der Gesamtablauf des Arbeitsplans:
Beachten Sie die Aufnahme von Anlagen in der Struktur und Gliederung des Arbeitsplans. Dies sind wesentliche Teile des gesamten Arbeitsplan, insbesondere den Haushalt, aber sie sind gestellt in Anlagen am Ende des Arbeitsplans für einen wichtigen Zweck.
Der Text des Arbeitsplans besteht aus mehreren Kapiteln (Einleitung, Hintergrund, Ziele, Ziele gibt, Ressourcen, Einschränkungen, Strategie, Aktionen) zusammengesetzt ist. diese umfassen zusammen ein einziges Argument, und jedes Kapitel ist zu jedem des anderen verwendet.
- Der Hintergrund identifiziert das Problem (e); dann
- Das Ziel definiert Lösung (s); dann
- Die Ziele (Ausgänge) zu verfeinern, die Ziele, spezifische und überprüfbare; dann
- Die Ressourcen und Einschränkungen angeben, was können und nicht die Ziele verwendet werden, zu erreichen; und dann
- Die Strategie, zusammen mit spezifischen oder präzisen Aktionen, gibt an, wie die Eingänge an den Ausgänge umgewandelt werden.
Denken Sie daran, der vollständige Text eines Arbeitsplanes ist ein einziges logisches Argument, mit jedem Kapitel mit dem einem der Verknüpfung vor und nach ihm. Die Anhänge enthalten Details, die das Argument stützen, aber sie sind nicht in den Text aufgenommen, so dass sie nicht das Argument verunstalteten.
Ein Arbeitsplan ist ein notwendiges Instrument für die Planung, Durchführung, Umsetzung und Überwachung jedes Projekt oder jede geordnete Menge von Aktivitäten, ein Projekt oder ein Programm. Es besteht aus einem logischen Argumente bildet den Text, und eine begleitende Reihe von Anlagen, die Details liefern das logische Argument zu unterstützen.
Diese Richtlinien Dokument hat einige Details über die Form und den Inhalt eines Arbeitsplanes zur Verfügung gestellt und kann in Verbindung mit entsprechenden Leitlinien für das Schreiben von Berichten und Vorschlag schriftlich zu lesen.