Wie man einen guten Projektplan in 10 Schritten, Projektverwaltung schreiben

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Wir könnten ein ganzes Buch über dieses Kapitel allein schreiben. so haben wir! Laden Sie unsere Leitfaden zur Projektierung für weitere Hinweise zu diesem Thema

Jedes Projekt erzählt eine Geschichte über seine Ziele, Team, Timing und zu erbringenden Leistungen.
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Was ist Projektplanung?

Projektplanung ist der Prozess, den Umfang der Einrichtung, die Festlegung der Ziele und Schritte, um sie zu erhalten. Es ist eines der wichtigsten der Prozesse, die das Projektmanagement bilden. Die Ausgabe der Projektplanung ist ein Projekt-Management-Plan.

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan, der auch als Projektmanagementplan bekannt ist ein Dokument, das einen Projektumfang und Ziel enthält. Es wird am häufigsten in Form eines Gantt-Diagramms dargestellt, um es einfach zu Interessengruppen zu kommunizieren.

Lernen, wie man einen Projektplan zu entwickeln, muss nicht kompliziert sein. Halten Sie zu lesen, um herauszufinden, welche Projektierungsschritte zu folgen, einen Projektplan zu erstellen, die Ihr Team lieben.

Wie man einen Projektplan in 10 einfachen Schritten schreiben:

In einem großen Zeitdruck? Sehen Sie unser Video: wie man einen Projektplan in 5 einfachen Schritten erstellen.

Verstehen Sie den Umfang Wert Ihres Projekts

Im Kern definiert ein Projektplan Ihren Ansatz und der Prozess wird Ihr Team verwenden, das Projekt zu verwalten nach Anwendungsbereich. Jedes Projekt braucht einen Plan; nicht nur es ein langer Weg in Richtung Teams ehrlich in Bezug auf Umfang und Fristen zu halten geht, steht ein Plan wichtige Informationen für alle Projektbeteiligten. Wenn Sie es als etwas mehr als ein trockenes Dokument und kommunizieren diesen Aspekt anders an alle Beteiligten nähern, kann und wird als integraler Bestandteil Ihres Projekts Erfolg zu sehen. Tatsache ist, dass ein Plan als Termine mehr ist. Es ist die Geschichte des Projekts und Sie wollen es nicht eine große Geschichte sein! Wie jede gut geschriebene Geschichte gibt es Komponenten, die es gut machen. In der Tat sollte ein fester Plan diese Fragen beantworten:

Was sind die wichtigsten Ergebnisse?
Wie werden wir auf diese Leistungen erhalten und die Frist?
Wer ist auf dem Projektteam und welche Rolle sie in den zu erbringenden Leistungen spielen?
Wann trifft das Team Meilensteine und wann andere Mitglieder des Teams eine Rolle spielen, um in einem Beitrag oder ein Feedback zu diesen Leistungen bieten?

Wenn Ihr Plan, um diese Fragen beantwortet und erzieht Ihr Team und Kunden über die Projektlogistik, sind erstellen Sie eine tragfähige, strategischen Spielplan für Ihr Projekt. Fühlen Sie sich wie ein Werk der Fiktion geschrieben habe? Verwenden Sie diese Fragen als gut überprüfen, nachdem Sie Ihren Plan erstellt haben, und lesen Sie weiter. Es gibt ein paar Schritte, die Sie ergreifen können, um sicherzustellen, dass Ihr Projektplan in der Geschichte geht nach unten für wurde gut geschrieben und am Ziel.

Im Kern definiert ein Projektplan Ihren Ansatz und der Prozess wird Ihr Team nutzt das Projekt Umfang zu verwalten.
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Ein fester Plan wird erstellt, nachdem Sie Ihre Forschung über das Team, Ihre Kunden gemacht haben, und Ihr Projekt und haben alle Faktoren bestimmt, die diese Planänderung machen. Das ist richtig-Sie sollten einen Plan mit unvermeidlichen Veränderungen oder Verzögerungen im Auge zu bauen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Due Diligence, indem er über die Faktoren getan haben, dass Ihr Projekt verzögern könnte, sondern gehen darüber hinaus; gute Projektmanager planen für die ungeplant.

Sie tun dies durch einen optimalen Weg durch das Projekt erarbeiten, mit Eventualitäten und Backups an Ort und Stelle und bereit zu gehen. Wenn Sie ein festes Konstrukt für haben, warum Sie einen Plan, eine bestimmte Art und Weise aufgebaut, werden Sie in der Lage sein, mit den Änderungen zu rollen und schnell Zeitverzögerungen und Auswirkungen zu kommunizieren.

Eine solide Projektplan wird erstellt, nachdem Sie Ihre Forschung getan haben.
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Beginnen Sie mit Forschung

Stellen Sie die Zeit beiseite mit Ihren Kunden einige schwierige Fragen über den Prozess, organisatorische Politik zu stellen und Risiken.
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Fragen Sie die schwierigen Fragen

Hat Ihr Team diskutiert, wie man Feedback sammeln?
Wer ist das letzte Zeichen aus? Oder wer besitzt das Projekt?
Gibt es einen Stakeholder wir berücksichtigen müssen, die nicht auf Ihrer Liste? (Ein Präsident, Dekan, der Chef der Frau?)
Was ist das Projekt Frist? Was sind die Faktoren oder Ereignisse, die zu diesem Zeitpunkt anrufen? (Ein Treffen, eine Anzeigenkampagne, ein Ereignis?)
Gibt es Tage, wenn Sie geschlossen wird oder nicht vorhanden?
Wird es Sitzungen oder Punkte in dem Projekt, in dem Sie uns zu einer größeren Gruppe auf den aktuellen Projektstand präsentieren wollen werden (das heißt eine Vorstandssitzung)?
Hat sich Ihr Team in der Vergangenheit durch ein Projekt so?
Wie ist es gelaufen?
Gibt es etwas, das Projekt aus, erfolgreich zu verhindern?
Gibt es eine bevorzugte Art der Kommunikation und Online-Projektplanungstool?
Gibt es Punkte in dem Prozess, der einige Akteure könnten nicht verstehen, dass wir erklären können?

Schreiben Sie Ihr Manuskript (auch bekannt als Projektplan Umriss)

Nachdem die Antworten, die Sie brauchen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um über die Reaktionen in in Anbetracht der Projektziele zu denken und wie Ihr Team könnte ein ähnliches Projekt nähern. Wenn Sie an einem Verlust sind für wo ich anfangen soll, werfen Sie einen Blick auf die Fragen zu Beginn dieses Kapitels die Wer zu umreißen, was, wann und wie des Projekts. Denken Sie an den Aufgaben, die im Rahmen der Arbeit skizziert werden und versuchen, mit einer Projektplanung zu kommen und Management-Ansatz von etwas sehr hohe Niveau auf Papier zu skizzieren. Ja, Papier. Alles, was Sie brauchen, ist ein Kalenderdatum zu überprüfen.

Side Hinweis: Es wird immer mehrere Möglichkeiten, die Arbeit Sie planen, auszuführen, und es ist leicht, sich darauf zu konzentrieren, was das Produkt Ende tun wird und was es aussehen wird. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und gehen Sie nicht dorthin. Denken Sie an die Mechanik, wie es geschehen wird, nicht das, was es aussehen wird, wenn es abgeschlossen ist. Erste Schritte bei der Ausführung gebunden werden Sie nur verwirren und wahrscheinlich machen Sie durch das Endprodukt unbeeindruckt fühlen, weil es ist nicht das, was Sie in Betracht gezogen. Erinnern Sie sich: Sie sind es, das Projekt zu planen und zu führen, ist es nicht schaffen.

Eine erste Skizze kann sehr rau sein und so etwas wie eine Projektstruktur aussehen könnte, wie im zweiten Kapitel zur Kenntnis genommen. Achten Sie darauf, Ihre Skizze enthält

Erbringenden Leistungen und die Aufgaben übernommen, um sie zu erstellen
Ihre Kunden Genehmigungsprozess
Zeitrahmen mit Aufgaben im Zusammenhang / Leistungen
Ideen auf Ressourcen für Aufgaben / Leistungen erforderlich
Eine Liste der Annahmen Sie im Plan machen
Eine Liste der Absoluten, wie sie zum Projektbudget beziehen und / oder Frist

Sprechen Sie mit Ihrem Team-

Wenn Sie noch lesen Kapitel Eins und Zwei. Sie wissen, dass Projektmanager in ständiger Kommunikation mit ihren Teams sein müssen. ein Projekt, beginnend mit einer klaren Kommunikation der Projektziele und der Anstrengung beginnen müssen sie nicht zu erfüllen. Das kommt mit dem Verständnis, dass ein Projektmanager nicht der einzige Schreiben eines Projektplans sein kann. Natürlich könnten Sie versuchen - aber wenn Sie im Team interessiert sind Buy-in, werden Sie nicht. Der Grund, warum werden Sie nicht, weil Sie nicht selbst oder Ihr Team in einer peinlichen Lage versetzen wollen, indem nicht auf dem Ansatz zu einem Konsens kommen, bevor es an Ihren Kunden zu präsentieren. das zu tun wäre wie jeder einzelne von Ihren Mitarbeitern in den Rücken stach. Nicht so gut für den alten Ruf.

ein Projekt, beginnend mit einer klaren Kommunikation der Projektziele und der Anstrengung beginnen müssen sie nicht zu erfüllen.
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Laufende Ideen durch das Team und einen offenen Dialog über die Vorgehensweise können Sie nicht nur helfen mit, einen Projektplan erstellen, es ist auch eine große Hilfe bei der jeder immer über das Projekt in den gleichen Bedingungen zu denken. Diese Art von Buy-in und Kommunikation schafft Vertrauen in einem Team und bringt Menschen begeistert über die Zusammenarbeit um ein Ziel zu lösen. Es kann Wunder für das Wohl Ihres Teams und Ihrem Projekt arbeiten.

Schreiben Sie Ihren Projektplan

Wenn Sie alle Informationen haben Sie brauchen, und Sie haben alle Parteien gesprochen, sollten Sie mehr als wohl fühlen genug, um zusammen eine absolut solide Projektplan zu setzen mit, was auch immer Werkzeug für Sie arbeitet (Ähem, arbeitet TeamGantt schön für viele zufriedene Kunden). Jedes gutes Online-Projektplanungstool hilft Ihnen, Ihre Gedanken zu formalisieren und legen sie in einer einheitlichen, gut lesbaren Art und Weise aus.

Machen Sie es Lesbare

Es besteht kein Zweifel, dass ein Projektplan zu lesen sein. langweilig. Also, um von Ihrem lieben Leser zu stoppen Ihr Kunstwerk Skimming, verwenden einig Formatierung Fähigkeiten Aufgaben, Dauer zu machen, Meilensteine und Termine sind kristallklar. Versuchen Sie, einen einfachen Projektplan zu machen - die einfache und leichter zu lesen ist - desto besser. Egal, welches Werkzeug Sie verwenden, sollten Sie diese Funktionen gehören:

Wie man einen guten Projektplan in 10 Schritten, Projektverwaltung schreiben

Innerhalb TeamGantts Ressourcen-Management-Software. Sie können zuweisen, die für jede Aufgabe verantwortlich ist, so gibt es keine Verwirrung darüber, wer für was verantwortlich ist.

Zusätzlich zu all dies, sollten Sie so flexibel wie möglich sein, wenn es darum geht, wie Ihr Projektplan vorgelegt wird. Es gibt keine absolute, wenn es darum geht, wie Sie Ihren Plan darstellen, solange Sie und Ihr Team verstehen, was in einem geht. Denken Sie daran, die Menschen Informationen unterschiedlich absorbieren; während einige Leute eine Liste-Ansicht bevorzugen, andere vielleicht einen Kalender oder sogar ein Gantt-Diagramm sehen bevorzugen. Sie können alle diese Variationen machen arbeiten, wenn Sie die Schritte durchgeführt haben einen festen Plan zu erstellen. Wenn Ihr Team derzeit das traditionelle Excel Gantt-Diagramm vorzieht, und ist noch nicht ganz fertig TeamGantt verwendet nur noch, versuchen Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage.

Sie sollten so flexibel wie möglich sein, wenn es darum geht, wie Sie Ihren Plan präsentiert wird.
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Planen mit TeamGantt

TeamGantt, ein Online-Projektierungstool, gibt Ihnen die Möglichkeit, einen Projektplan, schnell und einfach bauen die meisten der oben aufgeführten Tipps verwenden, und macht es noch einfacher mit einem einfachen Drag einzustellen und Drop-Funktion. Ein Gantt-Diagramm Erstellen auf der Stufe basierend Sie für Ihr Team skizziert haben, ist einfach und Art von Spaß. Plus, wenn Sie Ihr Projekt erstellt haben, können Sie beruhigt sein, zu wissen, dass Sie dachten, Sie vor und haben einen Plan, um Sie entlang, wie Sie gehen, und ein Gantt-Diagramm für Sie völlig kostenlos erstellen. Versuch es!

Veröffentlichen Sie Ihren Plan

Sie sind fast fertig! Sie haben Ihre Forschung getan, skizziert Ihr Ansatz, diskutiert es mit Ihrem Team und baute Ihr formales Projektplan. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und schnell fragen Sie jemanden in Ihrem Team, es zu überprüfen, bevor Sie es an Ihre Kunden übergeben. Es gibt nichts mehr peinlich als ein Projekt-Manager zu sein und einen Plan mit einem fehler wie einem falschen Datum zu liefern. Es wird jemand 10 Minuten und du wirst Ruhe haben.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team liest und greift mit Ihrem Projektplan

Nicht verschämt sein darüber: den Gedanken erklären, die in den Prozess des Aufbaus des Projektplans gegangen ist, und es für die Diskussion eröffnen. Es kann gut sein, einen Anruf einzurichten, um den Plan Zeile für Zeile mit einem Client zu überprüfen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Client den Prozess verstehen, und was jeder Schritt im Plan bedeutet. Sicher, man könnte es noch ein paar Mal erklären, aber zumindest sind Sie sich die Mühe, zu helfen, auf der ganzen Linie gute Projektplanung Standards zu etablieren und Ihre Kunden zu erziehen, wie Sie Ihr Team arbeitet. Und wieder zeigt sich, dass Sie sich interessieren.

Bereiten Sie die Planung zu halten

Wenn Sie einen unbeschwerten Projektmanager sind, die Ihren Ansatz und Ihren Plan mit dem Strom anpassen kann, während die entsprechenden Risiken zu rufen, finden Sie sich glücklich. Andernfalls werden die täglichen Änderungen Ihre Vision Cloud und Sie werden auf die Dinge konzentrieren, die nicht Ihrem Team helfen, Ihre Kunden oder das Projekt. Und denken Sie daran: Projektmanager Spaß haben. So holen Sie Ihren Projektumfang, gräbt in Ihre eigene Forschung, und starten Sie Ihr nächstes Meisterwerk zu schreiben.

Kapitel 6:

Die Zähmung der SCOPE CREEP

Es ist Ihre Aufgabe als Projektmanager sowohl als Projekt Pförtner zu handeln und die Cheerleader, zu überwachen, verwalten und berichten über ihre Fortschritte und vornehm Ihre Schätzung, Umfang zu schützen, und Timeline mit Mut und Diplomatie.