Wie der Personalabrechnung Die Ultimate Guide für kleine Unternehmen tun
Lohnbuchhaltung ist wie eine Geschäftsunterlage Mitarbeitervergütung und den Überblick über Beträge hält, die von Arbeitnehmern paychecks für Steuern und Versorgungspläne vorenthalten werden. Keeping detaillierte Aufzeichnungen über den Anteil der Arbeitgeber von Lohnsteuern und Vorsorgeprogramme ist auch ein wichtiger Bestandteil, wie die Personalabrechnung zu tun.
Da mehrere Gesetze ins Spiel kommen mit Lohnsteuern und Nutzen kann die Personalabrechnung ein komplexer und zeitaufwendiger Prozess sein. In diesem Artikel werden wir die Dinge brechen für Sie, und Sie sagen, was Sie wissen müssen, um Ihre Abrechnungsprozess zu optimieren, einschließlich der folgenden:
- Was Abrechnung ist, und was Sie haben zu verfolgen
- Richten Sie Ihre Unternehmen Mitarbeiter einstellen
- Sammeln Sie Papierkram Sie benötigen Mitarbeiter bezahlen
- Wie Paychecks berechnen
- Wie aufzeichnen Abrechnungs
- Wie es funktioniert - Wenn Meldungen und Zahlen Sie Ihre Lohnsteuern
- Berechnen Wie manuell Abrechnungs Checks
Machen Sie Abrechnungs eine Brise von uns empfohlenen Lohn-Software Gusto verwenden. Gusto bietet Integrationen mit Quickbooks, Zeit-Tracking-Software und vieles mehr, alles zu halten Sie Gehaltsabrechnung in einer einzigen, einfach zu bedienende Plattform tun müssen. Probieren Sie es für einen Monat kostenlos.
Wie die Abrechnung zu tun: Was ist das und was haben Sie zu verfolgen?
Lohnabrechnung beinhaltet halten detaillierte Aufzeichnungen über alle der folgenden Eigenschaften:
- Die Bruttolöhne, Gehälter, Boni und andere zu versteuernde Einkommen der Arbeitnehmer verdient
- Beträge aus Mitarbeitervergütung für Bundeseinkommensteuer, Sozialversicherungssteuer einbehalten und medi Steuern
- Beträge von Mitarbeitervergütung für die gesundheitlichen Vorteile vorenthalten, Altersversorgung oder Lohn Pfändungen
- Als Arbeitgeber Ihr Teil der sozialen Sicherheit, medi und Arbeitslosigkeit Steuern
- Arbeitgeberanteil der Krankenversicherung, Altersvorsorge, Krankengeld, und Urlaub bezahlt zusammen mit anderen Nebenleistungen Sie an Mitarbeiter bieten.
Zunächst werden wir die Schritte umfassen, die Sie ergreifen müssen, um der Lage sein, Mitarbeiter einzustellen:
Schritt 1. Richten Sie Ihre Unternehmen Mitarbeiter einstellen
Holen Sie sich einen Arbeitgeber Federal Employer Identification Number (EIN)
Die Bundesregierung verfolgt alle Steuer von einem Unternehmen Zahlungen mit ihrem EIN (Employer Identification Number). Es ist kostenlos, eine EIN von der IRS zu bekommen. Sie können herausfinden, wie hier, um loszulegen.
Wählen Pay Zeiten
Es ist wichtig festzustellen, wie oft Sie Mitarbeiter zahlen, bevor Sie sie mieten. Die häufigsten Zahlungsperioden verwendet werden, sind wöchentlich, zweiwöchentlich, semimonthly und monatlich.
Kauf Arbeiter Comp Versicherung
Weitere Informationen darüber, wie jedes dieser Elemente vervollständigen Besuche unsere wie die Mitarbeiter zahlen Führung und wie Abrechnungsführung einrichten.
Schritt 2. Sammeln Papierkram Sie benötigen Mitarbeiter bezahlen
Nach Ihrer Einstellung von Mitarbeitern, müssen Sie Ihre Mitarbeiter in Ihrem Abrechnungssystem einzurichten. Für jeden Mitarbeiter, Sie müssen in der Regel eine I-9 Form, W-4 Form und direkte Einzahlung Machtsformular, falls zutreffend. Nachfolgend finden Sie eine kurze Beschreibung jeder dieser Formen zu finden.
Alle Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten müssen sicherstellen, dass jede Person, die sie planen, ein US-Bürger zu mieten ist oder hat das Recht, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. Dies muss durch Ausfüllen der I-9 Form und die Anfertigung von Kopien von Unterlagen durch die Arbeitnehmer wie Sozialversicherungskarte, VISA, Geburtsurkunde oder Führerschein vorgesehen erfolgen. Klicken Sie hier, um eine Probe I-9 Formular herunterladen.
Direct Deposit Authorization Form
Wenn Sie direkte Einzahlung Ihren Mitarbeitern bieten, müssen Sie ihre Erlaubnis bekommen Geld in ihr Bankkonto einzuzahlen. Um dies zu tun, müssen Sie jeden Mitarbeiter haben ein direktes Einzahlung Berechtigungsformular ausfüllen. Darüber hinaus hat die Mitarbeiter einen mit Hohlräumen versehenen Scheck zusammen mit dem ausgefüllten Formular einzureichen. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob sie die korrekte Bankleitzahl und Kontonummer gegeben haben. Klicken Sie hier, um eine Probe direkte Einzahlung Machtsformular zum Download bereit.
Mitarbeiter über direkte Einzahlung Bezahlen ermöglicht es Ihnen, Geld zu sparen, weil Sie müssen nicht Check Lager kaufen. Auf der anderen Seite, wenn Sie einen Fehler bei der Berechnung eines Mitarbeiter lohnt, ist es viel einfacher, eine Abrechnung Scheck zu entwerten und es erneut ausgeben. Leider kann man keine direkte Anzahlung verfallen. Sobald es gemacht wird, müssen Sie mit dem Mitarbeiter arbeiten sie entweder einen Scheck ausstellen, wenn man sie unterbezahlt oder die nächste direkte Einzahlung Zahlung des Mitarbeiters zu reduzieren.
Wenn Sie nicht alle Ihre Mitarbeiter erhalten für direkte Einzahlung zu unterzeichnen, dann müssen Sie Abrechnungsprüfungen drucken. Drucken Abrechnungsprüfungen in Lohn-Software wie Gusto ist schnell und einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist Aktienkaufabrechnungsprüfung.
Schritt 3. Wie Paychecks berechnen
Bevor wir in die Nitty Gritty der Berechnung paychecks bekommen, muss ich Ihnen sagen, dass ich nicht manuell paychecks Berechnung empfehlen. Erstens kann die Berechnung sehr kompliziert werden, das macht es leicht, einen Fehler zu machen. Zweitens jeder Fehler, die Sie könnte in einem unter oder Überzahlung an Ihren Mitarbeitern oder einer unter oder Überzahlung auf Landes-, Bundes- und die lokalen Behörden führen. Ich muß Ihnen nicht sagen, dass Fehleinschätzung paychecks wird keine akzeptable Ausrede sein, um die IRS zu geben, wenn es in einem Fehlbetrag von Lohnsteuern führt.
Machen Sie es leichter, sich auf sich selbst durch eine Lohn-Software wie Gusto verwenden. Um paychecks in Gusto zu berechnen, alles, was Sie tun müssen, ist die Anzahl der Stunden für jeden Mitarbeiter und bieten alle krank oder Urlaubstag genommen gearbeitet eingeben. Auf der Grundlage dieser Informationen wird Gusto automatisch berechnen paychecks für Sie!
Keine Sorge, wenn Sie sterben zu wissen, wie man manuell paychecks berechnen, werden wir decken die im Detail in der wie manuell Berechnen Abrechnungsabschnitt so lesen Sie Checks.
Schritt 4. Wie Payroll aufzeichnen
Die aufgelaufenen Krank Kreditoren
- Bruttolöhne - Für dieses Konto, werden Sie den Betrag, den Sie einem Mitarbeiter jede Zahlungsperiode zahlen, bevor Abzüge vorgenommen werden.
- Krankenversicherung - In diesem Konto wird die Gesamtmenge der Krankenversicherung gehört, dass Sie Ihre Versicherung zahlen (das heißt Blue Cross, Kaiser, etc.).
- 401K Matching - Wenn Sie einen 401K Plan, um Ihre Mitarbeiter bieten, werden Sie die Höhe der Beiträge sind Sie gemacht haben Ihre Mitarbeiter Beiträge in diesem Konto entsprechen. Dieses Geld wird an die Beteiligungsgesellschaft gezahlt werden, die für die Aufrechterhaltung des Unternehmens 401K verantwortlich ist. (D Fidelity)
- Bundesquellen - Dieses Konto sollte den Gesamtbetrag der Ertragsteuern spiegeln Sie von allen Mitarbeitern paychecks vorenthalten haben. Sie werden diese Mittel an die IRS, die von der IRS festgelegten Fristen auf Basis erlassen. Beachten Sie die Berichtsanforderungen Abschnitt für weitere Informationen.
- FICA zahlbar - Abzüge von Mitarbeitern paychecks für Sozialversicherung und Medicare Steuer werden in diesem Konto ansammeln. Sie werden diese Mittel an die IRS, die von der IRS festgelegten Fristen auf Basis erlassen. Beachten Sie die Berichtsanforderungen Abschnitt für weitere Informationen.
- SUTA Kreditoren - Dieses Konto sollte die staatlich Arbeitslose Steuern enthält, die Sie für die Zahlung verantwortlich sind. Wenden Sie sich an den staatlichen und lokalen Abschnitt Voraussetzungen für weitere Informationen.
- Staatliche Behinderung - Dieses Konto sollte die staatliche Behinderung Steuern enthält, die Sie von den Mitarbeitern zurückgehalten haben, falls zutreffend. Lesen Sie auf den staatlichen und lokalen Anforderungen Abschnitt mehr zu erfahren.
- Workers Compensation - In diesem Konto, müssen Sie aufgrund der Menge der Arbeitnehmer Entschädigung reflektieren. Um mehr zu erfahren, wie Arbeitnehmer Entschädigung zu berechnen, klicken Sie hier.
- Mitarbeiter Krankenversicherung Kreditoren - Dieses Konto wird der Betrag von Mitarbeiter paychecks für Krankenversicherung vorenthalten sind. Dieses Konto wird die Höhe der Krankenversicherung vom Arbeitgeber bezahlt reduzieren. Um mehr zu erfahren über die Krankenversicherung anbieten, klicken Sie hier.
- 401K Arbeitnehmerbeitrag - Alle Mitarbeiter 401K von paychecks einbehaltenen Beiträge werden in diesem Konto ansammeln. Dieses Geld wird an die Beteiligungsgesellschaft gezahlt werden, die für die Aufrechterhaltung des Unternehmens 401K verantwortlich ist. (D Fidelity)
- Urlaubsgeld aufgelaufener - Wenn Sie Ihre Mitarbeiter Zeit weg mit Pay bieten, dann müssen Sie den Überblick über die Höhe der Zeit zu halten, sie auf die Bücher verdient haben. Die Art und Weise dies funktionieren würde, ist ein Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Urlaub Stunden pro Lohnperiode verdienen würde. Es ist wichtig, genommenem Urlaub zu erfassen, weil es Geld ist, das Sie den Mitarbeiter zu verdanken. Wenn er / sie verlassen waren oder Sie entlassen sie dann würden Sie alle aufgelaufenen Urlaubsgeld in ihrem letzten Gehalt enthalten müssen. Lassen Sie uns ein Beispiel nehmen einen Blick zu sehen, wie dies funktionieren würde. Suchen Sie mehr über Urlaub und PTO lernen? Klick hier .
Exampleof genommenem Urlaub
Lassen Sie uns sagen Mitarbeiter 10 Urlaubstage pro Jahr bekommt und ist auf alle zwei Wochen Lohnperiode. Sie würde die Zahl der Urlaubsstunden berechnen diese Mitarbeiter jede Zahlungsperiode anfallen würden wie folgt:
10 Urlaubstag X 8 Stunden = 80 Stunden (das ist die Menge an Urlaubsstunden pro Jahr verdient)
80 Stunden / 26 Wochen (Anzahl, wie oft ein alle zwei Wochen Mitarbeiter jedes Jahr gezahlt wird) = 3,08 Stunden (dies ist die Zahl der Urlaubsstunden zahlen jeweils Zeitraum verdient)
Zufließen Urlaub auf den Büchern, müssen Sie einen Journaleintrag verwenden. Ein Journaleintrag ist eine manuelle Art und Weise Geschäfte zu erfassen. Es wird in der Regel ein effektives Datum, einen Sollbetrag und einen Kreditbetrag umfassen. Um mehr zu erfahren über das, was ein Journaleintrag ist und wie man erstellen, check this out. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für den Eintrag Journal wir für diesen Mitarbeiter aufnehmen würden, wenn er einen Lohn von $ 30 pro Stunde verdient.
Bruttolohnkosten
- Krankengeld aufgelaufener - Ähnlich wie genommenem Urlaub zu bezahlen, müssen Sie den Überblick über die Höhe des Krankengeldes halten Mitarbeiter auf die Bücher erworben hat. Sie können feststellen, wie viel Krankengeld Mitarbeiter pro Lohnperiode verdienen würde (wie wir in der oben aufgelaufenen Urlaubsgeld Beispiel tat).
Lassen Sie sich diese Mitarbeiter übernehmen haben 1 Stunde von Krankengeld bei einem $ 30 pro Stunde Lohn dann unser Journaleintrag verdient würde wie folgt aussehen:
Bruttolohnkosten
Journaleintrag zum Treffer Payroll
Wie im vorigen Abschnitt erläutert, wird ein Journaleintrag am besten als die Aufnahme von Belastungen und Gutschriften beschrieben. Wenn Sie ein Buchhaltungsprogramm wie Quickbooks verwenden, Sie müssen nicht Journaleinträge oft eingeben, da Quickbooks, dass für Sie tut „hinter den Kulissen“, wenn Sie eine Rechnung für einen Kunden erstellen oder eine Rechnung bezahlen. wenn Sie ein manuelles Abrechnungssystem jedoch verwenden, dann müssen Sie Journaleinträge erstellen.
Hier ist ein Beispiel für einen Journaleintrag für einen $ 10.000 Mitarbeiter:
Bruttolohnkosten
$ 1.600 - $ 231,50 = $ 1,368.50 (Net Pay)
Anforderungen an staatliche und kommunale
The Bottom Line
Wenn Sie ein bisschen überwältigt von sind, wie die Personalabrechnung zu tun, sind Sie nicht allein. Viele Unternehmer nutzen Lohn-Software wie Gusto ihrer Abrechnungs Bedürfnisse zu kümmern. Wie wir bereits erwähnt, kann Gusto Sie eine Menge Zeit sparen, indem manuelle Aufgaben zu automatisieren wie Ihr paychecks Berechnung, Ihren Anteil an Sozialversicherungssteuer Berechnung medi Steuern und staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitslosigkeit Steuern.
Über den Autor
Crystalynn Shelton
