Erstellen Sie einen einfachen Bericht
Wählen Sie eine Datenquelle
Erstellen Sie einen Bericht von dem Report-Tool
Im Navigationsbereich klicken Sie auf die Tabelle oder die Abfrage, auf dem der Bericht basieren soll.
Auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Bericht.
Zugang baut den Bericht und zeigt sie in der Layoutansicht.
Nach Vorlage des Berichts angezeigt wird, können Sie es speichern und dann sowohl den Bericht und die zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage in der Nähe, die Sie als Datenquelle verwendet. Das nächste Mal, dass Sie den Bericht öffnen, Access wird die neuesten Daten aus Ihrer Datenquelle anzuzeigen.
Erstellen Sie einen Bericht, indem Sie den Berichts-Assistenten
Sie können die Berichts-Assistenten verwenden, selektiver zu sein über das, was Felder in Ihrem Bericht erscheinen. Sie können auch angeben, wie die Daten gruppiert und sortiert, und Sie können aus mehr als einer Tabelle oder Abfrage verwenden, um Felder, sofern Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen und Abfragen vorher festgelegt haben.
Auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Bericht-Assistenten.
Folgen Sie den Anweisungen auf den Report Wizard-Seiten. Auf der letzten Seite auf Fertig stellen.
Hinweis: Wenn Sie Felder aus mehreren Tabellen enthalten sein sollen und Abfragen in Ihrem Bericht, klicken Sie nicht auf Weiter oder Fertig stellen, nachdem Sie die Felder aus der ersten Tabelle oder Abfrage auf der ersten Seite der Berichts-Assistenten auswählen. Stattdessen wiederholen Sie die Schritte, um eine Tabelle oder Abfrage aus, und klicken Sie auf alle zusätzlichen Felder, die Sie in den Bericht aufgenommen werden soll. Klicken Sie dann auf Weiter oder Fertig stellen, um fortzufahren.
Erstellen von Etiketten durch das Label-Assistenten
Verwenden Sie den Etiketten-Assistenten zur einfachen Erstellung von Etiketten für eine Vielzahl von Standard-Etikettengrößen.
Im Navigationsbereich öffnen Sie die Tabelle oder Abfrage, die die Datenquelle für Ihre Etiketten durch einen Doppelklick auf sie sein wird.
Auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte, klicken Sie auf Labels.
Folgen Sie die Anweisungen auf den Seiten der Etiketten-Assistenten. Auf der letzten Seite auf Fertig stellen.
Hinweis: Druckvorschau die einzige Ansicht ist, dass Sie mehrere Spalten zu sehen, verwenden können - die anderen Ansichten zeigen die Daten in einer einzigen Spalte.
Erstellen Sie einen Bericht von dem Blank Bericht-Tool
Wenn Sie bei der Verwendung des Report-Tool oder den Berichts-Assistenten nicht daran interessiert sind, können Sie die Blank-Bericht-Tool verwenden, um einen Bericht von Grund auf neu aufzubauen. Dies kann eine sehr schnelle Art und Weise sein, einen Bericht zu erstellen, vor allem, wenn Sie nur ein paar Felder in Ihrem Bericht setzen mögen. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie das Blank-Bericht-Tool verwenden:
Auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte, klicken Sie auf Leeren Bericht.
Ein leerer Bericht wird in der Layoutansicht angezeigt und das Feld Listenbereich auf der rechten Seite der Access-Fenster angezeigt.
Im Feld Listenbereich auf das Pluszeichen neben dem Tisch oder Tabellen enthalten, die Felder, die Sie über den Bericht sehen wollen.
Ziehen Sie jedes Feld auf den Bericht einer nach dem anderen, oder halten Sie STRG gedrückt und wählen Sie mehrere Felder, und ziehen Sie sie auf den Bericht zur gleichen Zeit.
Report Header In diesem Abschnitt wird nur einmal ausgegeben, am Anfang des Berichts. Verwenden Sie den Berichtskopf für Informationen, die normalerweise auf einem Deckblatt, wie ein Logo erscheinen könnten, ein Titel oder ein Datum. Wenn Sie ein berechnetes Steuerelement platzieren, dass die Summe Aggregatfunktion im Berichtskopf verwendet, berechnet die Summe für den gesamten Bericht. Der Berichtskopf wird vor dem Seitenkopf gedruckt.
Seitenkopf In diesem Abschnitt wird am oberen Rand jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie zum Beispiel einen Seitenkopf des Berichts Titel auf jeder Seite zu wiederholen.
Gruppenkopf Dieser Abschnitt wird zu Beginn jeder neuen Gruppe von Datensätzen gedruckt. Verwenden Sie den Gruppenkopf auf den Gruppennamen zu drucken. Zum Beispiel, in einem Bericht, der nach Produkten gruppiert ist, verwenden Sie den Gruppenkopf die Produktnamen zu drucken. Wenn Sie ein berechnetes Steuerelement platzieren, dass die Summe Aggregatfunktion in dem Gruppenkopf verwendet, ist die Summe für die aktuelle Gruppe.
Detail Dieser Abschnitt wird einmal in der Datenquelle für jede Zeile gedruckt. Hier können Sie die Steuerelemente platzieren, die den Hauptteil des Berichts bilden.
Seitenfuß Dieser Abschnitt ist am Ende jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie eine Seite Fußzeile Seitenzahlen oder pro-Seite Informationen zu drucken.
Hinweis: In der Entwurfsansicht die Berichtsfußzeile unter der Fußleiste angezeigt. Wenn jedoch der Bericht gedruckt wird oder in der Vorschau erscheint der Bericht Fußzeile über dem Fußleiste, kurz nach der letzten Gruppe Fußzeile oder Detailzeile auf der letzten Seite.
verstehen Kontrollen
Steuerelemente sind Objekte, die Daten anzuzeigen, führen Aktionen, und lassen Sie sich mit Informationen anzeigen und bearbeiten, die die Benutzeroberfläche, wie Etiketten und Bilder verbessert. Access unterstützt drei Arten von Kontrollen: gebunden, ungebunden und berechnet:
Gebundener Steuerung eine Steuerung, deren Datenquelle ist ein Feld in einer Tabelle oder Abfrage ist eine gebundene Kontrolle. Sie verwenden gebundenen Steuerelemente Werte aus Feldern in Ihrer Datenbank angezeigt werden soll. Die Werte können Text, Daten, Zahlen, Ja / Nein-Werte, Bilder oder Graphiken sein. Ein Textfeld ist die häufigste Art der gebundenen Kontrolle. Zum Beispiel, dass ein Textfeld in einem Formular dem Nachnamen des Mitarbeiters zeigt könnten diese Informationen aus dem Feld Nachname in der Employees-Tabelle erhalten.
Ungebundene Steuerung eine Steuerung, die keine Quelle von Daten (ein Feld oder einen Ausdruck) haben, ist eine ungebundene Kontrolle. Sie verwenden ungebundene Steuerelemente Informationen, Linien, Rechtecke und Bilder angezeigt werden soll. Zum Beispiel kann ein Etikett, das den Titel eines Berichts zeigt ein ungebundenes Steuerelement.
Ein Ausdruck ist eine Kontrolle, deren Datenquelle ist und nicht ein Feld ist eine berechnete Steuer Kontrolle berechnet. Sie geben den Wert, den Sie durch die Definition eines Ausdrucks als die Quelle der Daten für die Steuerung in der Steuer wollen. Ein Ausdruck ist eine Kombination von Operatoren (wie = und +), Steuerungsnamen, Feldnamen, Funktionen, die einen einzelnen Wert, und konstante Werte zurückgeben. Zum Beispiel berechnet der folgende Ausdruck den Preis eines Artikel mit einem 25-Prozent-Rabatt, indem Sie den Wert in dem Einheitspreis Feld mit einem konstanten Wert multipliziert wird (0,75).
= [Unit Price] * 0,75
Ein Ausdruck kann Daten aus einem Feld in dem zugrunde liegenden Tabelle Bericht verwenden oder Abfrage oder von einer Steuer in dem Bericht.
Wenn Sie einen Bericht erstellen, ist es wahrscheinlich am effizientesten hinzufügen und zunächst alle gebundenen Kontrollen zu anordnen, besonders wenn sie die Mehrheit der Kontrollen auf Grund des Berichts bilden. Sie können dann die ungebundenen und berechnete Steuerelemente hinzufügen, die den Entwurf ab, indem sie die Werkzeuge in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Design verwenden.
Sie binden, um eine Steuerung zu einem Feld, das durch das Feld zu identifizieren, von dem die Steuerung ihrer Daten erhält. Sie können ein Steuerelement erstellen, indem Sie das Feld aus der Feldlistenfenster auf den Bericht an den ausgewählten Feld gebunden ist. Die Feldlistenfenster zeigt die Felder der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage des Berichts. Um das Feld Listenbereich auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente angezeigt werden, klicken Sie auf Hinzufügen Bestehende Field.
Alternativ können Sie ein Feld an eine Steuer binden, indem Sie die Feldnamen in der Steuerung selbst oder in der Box für den Control Wert in dem Eigenschaftsfenster des Steuer eingeben. Das Eigenschaftsblatt definiert die Eigenschaften der Steuerung, wie beispielsweise den Namen, die Quelle der Daten und dessen Format.
den Feldlistenbereich ist der beste Weg, um eine Kontrolle aus zwei Gründen zu erstellen:
Ein gebundenes Steuerelement ein angrenzendes Etikett und das Etikett nimmt den Namen des Feldes (oder die für dieses Feld definiert Beschriftung in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage) als seine Beschriftung standardmäßig, so dass Sie müssen nicht der Beschriftung selbst eingeben.
Wenn Sie bereits ein ungebundenes Steuerelement erstellt und wollen es auf ein Feld binden, setzen Sie die Eigenschaft Steuer Kontrolle auf den Namen des Feldes. Weitere Einzelheiten zu der Controlsource-Eigenschaft, sucht Hilfe für „Control.“
Feinabstimmung Ihren Bericht in der Layoutansicht
Nachdem Sie einen Bericht erstellt haben, können Sie ganz einfach die Feinabstimmung seiner Gestaltung von in der Layoutansicht arbeiten. Mit den aktuellen Berichtsdaten als Ihr Führer, können Sie die Spaltenbreiten anpassen, ordnen Sie die Spalten, und fügen Sie Ebenen und Summen zu gruppieren. Sie können neue Felder im Bericht Design legen und die Eigenschaften für den Bericht und seine Kontrollen festgelegt.
Zum Umschalten auf Layout-Ansicht mit der rechten Maustaste auf den Berichtsnamen im Navigationsbereich und dann Layout-Ansicht klicken.
Zugang zeigt den Bericht in der Layoutansicht.
Sie können die Feldlistenfenster verwenden, um Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage zu Ihrem Bericht Entwurf hinzuzufügen. Um die Feldlistenfenster anzuzeigen, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
Anschließend können Sie Felder hinzufügen, indem sie aus dem Feld Listenbereich auf den Bericht ziehen.
Feinabstimmung Ihres Bericht in der Entwurfsansicht
Sie können auch die Feinabstimmung Design Ihres Berichts von in der Entwurfsansicht arbeiten. Sie können neue Steuerelemente und Felder den Bericht hinzufügen, indem sie auf das Design Raster hinzufügen. Die Karteikarte können Sie auf eine große Anzahl von Eigenschaften zugreifen, die Sie einstellen können Ihren Bericht anpassen.
So wechseln Sie zu der Entwurfsansicht der rechten Maustaste auf den Berichtsnamen im Navigationsbereich und dann auf Entwurfsansicht klicken.
Zugang zeigt den Bericht in der Entwurfsansicht.
Sie können die Feldlistenfenster verwenden, um Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage zu Ihrem Bericht Entwurf hinzuzufügen. Um die Feldlistenfenster anzuzeigen, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
Anschließend können Sie Felder hinzufügen, indem sie aus dem Feld Listenbereich auf den Bericht ziehen.
Fügen Sie Felder aus dem Feld Listenbereich
Um ein einzelnes Feld hinzuzufügen, ziehen Sie das Feld aus dem Feld Listenbereich auf den Abschnitt, wo Sie es in dem Bericht angezeigt werden sollen.
So fügen Sie gleichzeitig mehrere Felder, halten Sie STRG gedrückt und klicken Sie auf die Felder, die Sie wollen. Ziehen Sie dann die ausgewählten Felder auf den Bericht.
Wenn Sie die Felder auf einen Berichtsabschnitt fallen, erstellt Access ein gebundenes Textfeld-Steuerelement für jedes Feld und legt automatisch ein Label-Steuerelement neben jedem Feld.
In Kontrollen des Berichts
Einige Steuerelemente werden automatisch, wie das gebundene Textfeld-Steuerelement erstellt, das erstellt wird, wenn Sie ein Feld aus dem Feldlistenbereich zu Ihrem Bericht hinzufügen. Viele andere Kontrollen können mit Hilfe der Werkzeuge in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Entwurf in der Entwurfsansicht erstellt werden.
Bestimmen Sie den Namen eines Werkzeugs
Platzieren Sie den Mauszeiger über das Werkzeug.
Access zeigt den Namen des Werkzeugs.
Erstellen Sie eine Kontrolle durch die Werkzeuge in der Gruppe Steuerelemente mit
Klicken Sie auf das Werkzeug für die Art der Kontrolle, die Sie hinzufügen möchten. Zum Beispiel, ein Kontrollkästchen zu erstellen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Werkzeug.
Klicken Sie im Report-Entwurfsbereich, wo Sie die linke obere Ecke des Steuer positionieren wollen. Klicken Sie einmal eine Standardgroße Steuerelement zu erstellen, oder das Werkzeug klicken und ziehen Sie dann in dem Bericht Gestaltungsraster eine Steuerung der Größe zu erstellen, die Sie wollen.
Wenn Sie nicht über die Steuerung perfekt auf dem ersten Versuch positionieren, können Sie es verschieben, indem Sie das folgende Verfahren:
Klicken Sie auf die Kontrolle, um es auszuwählen.
Positionieren Sie den Mauszeiger über den Rand der Steuerung, bis der Zeiger verwandelt sich in einen Pfeil mit vier Spitzen.
Ziehen Sie die Steuerung an die Position, die Sie wollen.
Dieses Verfahren erzeugt eine „ungebundene“ -Steuerung. Wenn die Steuerung die Art ist, die Daten (ein Textfeld oder Kontrollkästchen, zum Beispiel) angezeigt werden kann, benötigen Sie einen Feldnamen oder Ausdruck in der Eigenschaft Steuer für die Steuerung einzugeben, bevor es alle Daten angezeigt werden. Siehe den Abschnitt verstehen Kontrollen in diesem Thema für weitere Informationen.
Zeigen Sie das Eigenschaftsblatt
Um den Eigenschafts in der Entwurfsansicht angezeigt werden, führen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
Speichern Sie Ihre Arbeit
Nachdem Sie Ihren Bericht Entwurf speichern, können Sie den Bericht so oft ausführen, wie Sie benötigen. Das Design des Berichts bleibt gleich, aber Sie bekommen jedes Mal, aktuelle Daten, die Sie den Bericht drucken oder anzuzeigen. Wenn Ihre Reporting-Anforderungen ändern, können Sie den Report-Design ändern oder einen neuen, ähnlichen Bericht erstellen, die auf dem Original basiert.
Speichern Sie Ihre Report-Design
Alternativ klicken Sie auf Speichern auf der Schnellstartleiste.
Wenn der Bericht ohne Titel ist, geben Sie einen Namen in dem Berichtsnamen eingeben und dann auf OK klicken.
Speichern Sie Ihre Report-Design unter einem neuen Namen
Im Dialogfeld Speichern unter, geben Sie einen Namen im Bericht speichern für den neuen Bericht Feld und dann auf OK klicken.
Nachdem Sie Ihren Bericht Entwurf speichern, können Sie es immer und immer wieder. Das Design des Berichts bleibt gleich, aber Sie bekommen jedes Mal, aktuelle Daten, die Sie den Bericht anzeigen oder ausdrucken. Wenn Ihre Reporting-Anforderungen ändern, können Sie den Report-Design ändern oder einen neuen, ähnlichen Bericht erstellen, die auf dem Original basiert.
Informieren Sie Ihren Bericht
Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Ihren Bericht anzuzeigen. Welche Methode Sie wählen, hängt davon ab, was Sie wollen mit dem Bericht und seine Daten zu tun:
Wenn Sie temporäre Änderungen an dem Daten machen wollen erscheint auf dem Bericht, bevor Sie es drucken, oder wenn Sie wollen Daten aus dem Bericht in die Zwischenablage, verwenden Berichtsansicht kopieren.
Wenn Sie den Entwurf des Berichts in der Lage zu ändern wollen, während bei den Daten suchen, verwenden Layoutansicht.
Wenn Sie einfach nur sehen wollen, was der Bericht aussehen wird, wenn es gedruckt wird, verwenden Sie Druckvorschau.
Hinweis: Wenn Ihr Bericht mit mehreren Spalten formatiert ist, können Sie nur das Spaltenlayout in der Seitenansicht sehen. Layout-Ansicht und Berichtsansicht angezeigt wird den Bericht als eine einzelne Spalte.
Sehen Sie Ihren Bericht in Berichtsansicht
Berichtsansicht ist die Standardansicht, die verwendet wird, wenn Sie einen Bericht im Navigationsbereich doppelklicken. Wenn der Bericht nicht öffnen, doppelklicken Sie auf den Bericht im Navigationsbereich ist es in Berichtsansicht zu sehen.
Wenn der Bericht bereits geöffnet ist, rechtsklicken Sie den Namen des Berichts im Navigationsbereich und dann auf Bericht anzeigen klicken.
Arbeiten Sie mit Ihren Daten in Berichtsansicht
Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Kopieren.
Rechtsklick auf die ausgewählten Zeilen und dann auf Kopieren.
Mit der Tastenkombination - Drücken Sie STRG + C.
Nur die Zeilen, die Sie durch die Verwendung von Filtern wollen
Sie können ohne Verlassen Berichtsansicht Filter direkt auf Ihren Bericht anwenden. Zum Beispiel, wenn Sie ein „Land / Region“ Spalte haben, und Sie wollen nur die Zeilen sehen, wo das Land / die Region ist „Kanada“, gehen Sie wie folgt vor:
Finden Sie das Wort „Kanada“ in dem Bericht und die rechte Maustaste.
Klicken Sie Equals "Canada".
Access erstellt und wendet den Filter.
Schalten Sie einen Filter ein und aus
Filtergruppe der Registerkarte Start - Sie können durch Klicken auf Toggle Filter in der Sortierung zwischen einer gefilterten und ungefilterten Anzeige schalten. Dies entfernt den Filter nicht - es stellt sich nur ein und aus.
Entfernen Sie einen Filter
Rechtsklick auf das Feld, aus dem Sie den Filter entfernen möchten.
Klicken Sie auf Clear Filter aus Feldnamen. (Ihr tatsächliches Feld ist für Feldnamen aufgelistet.)
Sobald ein Filter entfernt wurde, können Sie es nicht wieder einschalten, indem Sie den Toggle Filter-Befehl. Sie müssen zuerst die Filter neu erstellen.
Hinweis: Wenn Sie einen Filter auf einen Bericht anwenden und dann speichern und schließen Sie den Bericht, wird der Filter gespeichert werden. Aber das nächste Mal den Bericht öffnen, Zugang wird der Filter nicht anwenden. Um den Filter erneut anwenden, auf der Registerkarte Start in der Sort - Filtergruppe, klicken Sie auf Toggle Filter.
Vorschau des Berichts von Druckvorschau mit
Rechtsklick auf den Bericht im Navigationsbereich und dann auf Seitenansicht im Kontextmenü auf.
Sie können die Navigationstasten verwenden, um die Seiten eines Berichts der Reihe nach lesen oder in dem Bericht zu einer beliebigen Seite zu springen.
1. Klicken Sie auf die erste Seite anzuzeigen.
2. Klicken Sie auf die vorherige Seite anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf die nächste Seite anzuzeigen.
4. Klicken Sie auf die letzte Seite anzuzeigen.
5. Geben Sie eine Seitennummer in diesem Feld ein und drücken Sie die Eingabetaste, um eine bestimmte Seite zu springen.
In der Druckvorschau können Sie vergrößern Details zu sehen oder verkleinern, um zu sehen, wie gut die Daten auf der Seite positioniert sind. Mit dem Cursor über den Bericht positioniert, klicken Sie einmal. Um die Wirkung des Zoom kehren, klicken Sie erneut auf. Sie können auch die Zoom-Steuerung auf der Access-Statusleiste verwenden weiter vergrößern oder verkleinern.
Zum Schließen der Seitenansicht, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
Auf der Registerkarte Seitenansicht auf Schließen Druckvorschau.
Rechtsklick auf den Bericht im Navigationsbereich und klicken Sie dann auf Layout-Ansicht oder die Entwurfsansicht im Kontextmenü auf.
Tipp: Nach dem Bericht der Vorschau können Sie die Ergebnisse in Microsoft Word, Microsoft Excel oder mehrere anderen Office-Programmen exportieren. Auf der Registerkarte Externe Daten in der Export-Gruppe, klicken Sie auf die Schaltfläche für das Format, das Sie möchten, und folgen Sie den Anweisungen.
Drucken Sie Ihren Bericht
Ändern Sie die Seiteneinstellungen
Öffnen Sie den Bericht in der Seitenansicht. Sie können die Seiteneinstellungen in einer beliebigen Ansicht ändern, aber Druckvorschau ist am besten, weil Sie die Auswirkungen von Änderungen sofort sehen können.
Nachdem Sie eine Änderung vornehmen, verwenden Sie die Navigationstasten mehrere Seiten anzuzeigen, um sicherzustellen, dass Sie keine Formatierungsprobleme auf späteren Seiten erstellt haben.
Senden Sie Ihren Bericht an einen Drucker
Öffnen Sie den Bericht in einer beliebigen Ansicht oder wählen Sie den Bericht im Navigationsbereich.
Access zeigt das Dialogfeld Drucken.
Geben Sie Ihre Auswahl für Optionen wie Drucker, Druckbereich und die Anzahl der Kopien.
Im Sendeobjekt im Dialogfeld in der Select-Liste Ausgabeformat, klicken Sie auf das Dateiformat, das Sie verwenden möchten.
Schließen Sie alle verbleibenden Dialogfelder.