Wie man einen Projektplan in MS Project erstellen
Als ich zuerst über Projektmanagement wurde das Lernen, und in meine ersten PM Rolle bei der Arbeit geworfen, ich erinnere mich in einige Proben von Projektplänen vor dem Tauchen dringend gefragt und meinen ersten Versuch zu schaffen. Alles, was ich mir wurde gesagt, dass ich meinen Plan in Microsoft Excel oder Microsoft Project erstellen könnte, und dass ich nur anfangen. Es war eine der frustrierenden Teile als PM auf meine Rolle zu verschieben. Ein paar Jahre später, sah ich als angehende Uhr die gleichen Fragen stellte ich gebeten hatte, und genau die gleichen Antworten bekommen. Er war genauso frustriert wie ich war!
Allerdings glaube ich dort einige gute allgemeine Regeln, die Ihnen den Einstieg helfen. Zunächst einmal möchte ich klarstellen, dass ein ‚Projektplan‘ erstellt in Excel oder Project sind nicht Projektmanagementpläne. Sie sind Arbeiten im wesentlichen Strukturplan. Ein kompletter Projektmanagement-Plan ist ein vollständiges umfasst, aber auf höhere Ebene Dokument. ‚Projekt plant, wie verwendet in einer Business-Funktion wird als Kommunikationsmittel und eine Form der Checkliste der Aufgaben verwendet. Mit diesem Hintergedanken, der beste Ort, um mit der Erstellung Ihres Plans zu beginnen, ist mit den hohen Leistungen Ihres Projekts zu starten, und dann jede dieser Leistungen gliedern sich in die Aufgaben, die es dauern wird sie fertig zu werden. Ich neige dazu, diesen Teil meines Projektplan als meine ‚brain dump‘ zu behandeln. Ich habe in den High-Level-Leistungen, dann fragen ‚was dann?‘ Ich breche die Aufgaben bis auf überschaubare Teile und indent oder auszurücken sie eine dieser Tasten.
Der Trick besteht darin, es zu brechen in überschaubare Aufgaben, aber nicht jede einzelne Aufgabe. Sie brauchen nicht zu dokumentieren, dass Sie Follow-E-Mails senden können oder Followup telefonieren - gibt es so etwas wie * zu viel * Detail. Auf der anderen Seite, werden Sie feststellen, dass Sie diesen Plan ‚zwicken‘ müssen ab und halten es für realistisch und richtig illustrativ. Hier ist ein Beispiel eines Druckers Bereitstellungsplan.
Das nächste, was ist für diese Aufgaben in den Daten zu tun setzen. Die High-Level-Aufgaben werden automatisch aktualisiert, wenn Sie Daten auf den Teilaufgaben ein.
Im Gegensatz dazu gibt es einige Aufgaben, die zur gleichen Zeit beginnen und / oder gleichzeitig ausgeführt werden. Daher eher als eine „FS“ Aufgabe gibt es die „SS“ Aufgabe - für „Start-Start“. Ein Beispiel ist die Stakeholder Überprüfung des Vertrages. Die zweite Stakeholder Überprüfung beginnt 1 Tag nach der ersten Stakeholder (Linie 12) beginnt Bewertung - 12SS + 1 Tag.
Was wir bisher arbeiten, ist die Standardansicht in Microsoft Project. Ich füge eine Spalte mehr auf meine einfachen Projektpläne - „% abgeschlossen“. Dies hilft, zu veranschaulichen, wo Sie an Ihrem Projekt sind. Haben Sie sich jemals gefragt, wie einige Ihrer Kollegen Dinge sagen könnte, wie „Wir sind 33% vollständig in der Bewertungsphase unseres Projekts“ In dieser Spalte ist, wie sie berechnet werden kann.
Da Teilaufgaben in ihre Hauptaufgaben rollen, tue ich mein Bestes meinen Status Binärdienst zu halten - es ist entweder zu 100% abgeschlossen, oder gar nicht. Wenn eine Aufgabe näher auf braucht ‚dieser Teil erledigt ist, aber X ist nicht‘, füge ich diese Teilaufgaben und halte mein binäres% abgeschlossen. Meiner Meinung nach ist es das er ehrlichste und realistische Weise den Projektstatus zu illustrieren.
Jetzt kennen Sie die Grundlagen, wie man einen Projektplan erstellen. Durch dieses Tool nutzen, können Sie Ihre Effizienz steigern und eine bessere Berichterstattung zu Ihren Stakeholdern geben.